Data Inovasi

1. Efisiensi dan efektifitas pelayanan urusan kepegawaian;
2. Pelayanan prima urusan kepegawaian; dan
3. Pelayanan berbasis digital.

1. Kemudahan pelayanan urusan kepegawaian;
2. Kepastian pelayanan urusan kepegawaian;
3. Surat keterangan dapat selesai dalam 1 (satu) hari;
4. Tersingkirnya budaya red tape bureaucracy; dan
5. Tercipta layanan berbasis minim kertas (paperless).

1. Dokumen Surat Keterangan dan
2. Proses himpun dokumen persyaratan terverifikasi.

Dasar hukum Inovasi Daerah Kabupaten Nias Utara adalah Peraturan Bupati Nias Utara Nomor 51 Tahun 2020 tentang Inovasi Daerah Kabupaten Nias Utara. Ketentuan tersebut diterjemahkan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Nias Utara dalam SK Kepala BKD Nomor: 800/676/BKD/2021 dan SK Kepala BKD Nomor: 800/390/BKD/2022 serta SK Kepala BKD Nomor: 800/394/BKD/2022 yang menghasilkan Inovasi E-URGEN (Elektronik-Urusan Kepegawaian).

Isu sulitnya akses terhadap layanan urusan kepegawaian berupa surat cuti dan surat keterangan bergulir membentuk efek bola salju bagi performa BKD Kabupaten Nias Utara tahun 2019. Jarak yang jauh, medan tempuh yang ekstrim dan estimasi waktu penyelesaian surat cuti dan surat keterangan yang tidak pasti merupakan kondisi sulitnya akses terhadap layanan kepegawaian. Pegawai ASN yang tersebar di wilayah Kabupaten Nias Utara seluas 1.241,48 km2 berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2015 tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Kabupaten Nias Utara menempuh jarak 48,28 km dari ibukota kecamatan terjauh dan 11,16 km dari ibukota kecamatan terdekat untuk mengakses layanan yang berlokasi di ibukota kabupaten. Medan tempuh berada pada sebaran wilayah berbentang alam perbukitan sempit dan terjal, dataran rendah dengan kontur tanah bergelombang dan struktur permukaan tanah berbongkah dan pegunungan dengan kawasan torehan dengan lereng curam. Estimasi waktu penyelesaian urusan surat cuti dan surat keterangan lama dan tidak pasti yaitu 1 (satu) minggu bahkan lebih.

Pengelolaan layanan urusan kepegawaian dilaksanakan manual sebelum hadirnya E-URGEN. Layanan menggunakan metode antar-jemput dokumen usul dan hasil; alur disposisi panjang mulai dari Kepala BKD sampai pelaksana teknis; proses berbasis kertas (paper-based); dan akses jauh dan sulit. Kondisi tersebut menyebabkan usulan surat cuti dan surat keterangan bertumpuk serta membutuhkan waktu yang lama dalam penyelesaiannya bahkan tidak pasti sehingga kualitas pelayanan kepegawaian buruk. Latar belakang tersebut mentransformasi BKD Kabupaten Nias Utara menuju layanan berbasis digital melalui E-URGEN. Tujuannya adalah efektifitas dan efisiensi dalam penyelesaian surat cuti dan surat keterangan serta proses usulan kenaikan pangkat, kartu pegawai, kartu suami, kartu istri dan pensiun. Pegawai ASN Kabupaten Nias Utara mengakses E-URGEN melalui tautan dan login menggunakan NIP dengan kata kunci tertentu. Tautan tersebut diakses pada http://bkd.niasutarakab.go.id/e-urgen/.

Inovasi E-URGEN yang berbasis digital memberi kebaruan dan nilai tambah dalam layanan urusan kepegawaian BKD Kabupaten Nias Utara yaitu:

1.   urusan 1 (satu) minggu dapat selesai 1 (satu) hari;

2.   metode antar dokumen usulan bergeser menjadi unggah dokumen usulan;

3.   metode jemput dokumen (surat cuti dan surat keterangan) bergeser menjadi unduh dokumen;

4.   alur disposisi usulan masuk yang panjang (red tape bureaucracy) menjadi pendek;

5.   layanan berbasis kertas (paper-based) menjadi minim kertas (paperless); dan

6.   akses yang jauh dan sulit menjadi terasa dekat dan mudah.

Inovasi E-URGEN awalnya diuji coba untuk melayani urusan kepegawaian harian yaitu surat cuti dan surat keterangan. Surat cuti yang diproses melalui E-URGEN yaitu cuti tahunan, cuti melahirkan, cuti alasan penting, dan cuti sakit. Surat keterangan yang diproses melalui E-URGEN yaitu surat keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin dan tidak pernah dihukum penjara atau pidana. E-URGEN dalam urusan harian mampu melakukan proses atas unggahan dokumen persyaratan (usulan), menerima atau menolak usulan (verifikasi) sampai proses penerbitan surat cuti dan surat keterangan. Inovasi E-URGEN kemudian dikembangkan untuk urusan kepegawaian temporal. Dalam hal ini E-URGEN hanya berperan pada proses unggahan dokumen persyaratan (usulan) dan menerima atau menolak usulan (verifikasi). Selanjutnya admin E-URGEN meneruskan ke BKN Regional VI Medan untuk proses penerbitan dokumen hasil.