Data Inovasi

Tujuan dari rencana inovasi Gas Pol ini terbagi dalam tiga tahapan, yaitu jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Jangka pendek, November s.d. Desember 2022: Implementasi pengelolaan pelaporan Satuan PAUD Tahun 2022 dilaksanakan a. Jangka Pendek melalui tahapan: 1. Koordinasi dengan unit kerja 2. Pembentukan Tim Efektif Rencana Aksi Perubahan 3. Rapat penyusunan timeline dan perencanaan pelaksanaan aksi perubahan 4. Melaksanakan rencana aksi perubahan pengelolaan pelaporan Satuan PAUD digital Ø Mendirikan aplikasi Gas Pol Ø Sosialisasi kepada Satuan PAUD Ø Launching aplikasi Gas Pol Ø Ujicoba laporan bulanan Satuan PAUD bulan Januarri s.d. Desember 2022 melalui aplikasi Gas Pol. b. Jangka menengah (Januari s.d. Desember 2023): Implementasi pengelolaan pelaporan Satuan PAUD untuk pelaporan Tahun 2023 sudah lebih dari 50% Satuan PAUD sudah melaporkan laporan bulanan secara digital melalui aplikasi Gas Pol. c. Jangka panjang (Januari 2024 s.d. Desember 2025): Selurah Satuan PAUD di Kota Binjai sudah melakukan pelaporan secara digital terintegrasi dengan sistem aplikasi Gas Pol.

Kebutuhan perkembangan teknologi informasi yang pesat diikuti oleh tuntutan publik yang semakin tinggi akan pelayanan pemerintah, pemerintah harus bergerak menuju digital organization, yaitu organisasi yang berbasis teknologi informasi. Salah satu sumber informasi penting dalam menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, selain berfungsi sebagai pusat ingatan, arsip juga dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti atau legalitas dan sebagai rujukan historis. Oleh sebab itu, pengelolaan arsip pada Satuan PAUD yang sebelumnya pelaporannya secara manual ke Dinas Pendidikan Kota Binjai melalui Bidang Pembinaan PAUD dan Pendidikan Masyarakat ke depannya dapat dilakukan secara digital. Sehingga diharapkan seluruh pelaporan dari Satuan PAUD di Kota Binjai dapat terdokumentasikan dengan baik secara digital dan bermanfaat bagi seluruh stakeholder.

Hasil Inovasi Aktivitas pembuatan aplikasi ini terdiri dari tiga komponen kegiatan. Pertama, kegiatan perencanaan yang telah dilaksanakan pada minggu ke-2 November 2022 rapat koordinasi pembentukan Tim GAS POL. Kedua, melakuan desain (diagram alur data) dan membangun prototype aplikasi yang dilaksanakan dikuatkan dengan pernyataan dukungan dari stakeholder, pada minggu ketiga dan keempat bulan November 2022. Ketiga, melakukan ujicoba terhadap aplikasi yang sudah dibuat oleh Tim IT. Kegiatan ini dilaksanakan pada minggu pertama bulan Desember 2022. Untuk mengajukan permohonan layanan, pemohon dapat mengakses website http://gaspol.binjaikota.go.id

Kondisi saat ini yang terjadi di Dinas Pendidikan Kota Binjai pada Bidang Pembinaan Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Pendidikan Masyarakat (Dikmas) yaitu: a. Banyaknya berkas di kantor yang berasal dari Satuan PAUD sehingga menumpuk di Bidang PAUD dan Dikmas tidak tertata dengan baik b. Sulitnya untuk mencari data Satuan PAUD pada saat dibutuhkan c. Belum adanya integrasi data Satuan PAUD secara digital Beberapa penyebab permasalahan tersebut yaitu: a. Laporan bulanan Satuan PAUD dikirim ke Dinas Pendidikan dalam bentuk hardcopy b. Pencarian data perlu membongkar berkas satu per satu c. Penyusunan laporan bulanan hanya ditumpuk pada ruang kosong di Bidang PAUD dan Dikmas Akibat permasalahan tersebut jika tidak diatasi: a. Terjadinya tumpukan berkas yang menggunung b. Pada saat kita membutuhkan data secara mendadak perlu waktu lama untuk mencarinya c. Laporan bulanan Satpen PAUD harus diantar tiap bulan ke Dinas Pendidikan. Dengan kondisi-kondisi tersebut perlu dibangun suatu kolabarasi antara Dinas Pendidikan Kota Binjai dengan OPD lain, Satuan PAUD, dan Organisasi Mitra baik internal maupun eksternal organisasi untuk bersama-sama menyelenggarakan laporan Satuan PAUD se-Kota Binjai secara digital. Kondisi Ideal yang Diharapkan Kondisi ideal yang diharapkan untuk dapat direalisasikan, yaitu: a. Berkas di kantor tertata dengan sistem bank data b. Pencarian data sudah secara digital c. Tersedianya data dengan sistem bank data Untuk mengatasi gap yang ada dilakukan inovasi dengan membangun suatu sistem layanan berbasis digital yang saat ini di Dinas Pendidikan Kota Binjai sudah diterapkan sejak 7 Desember 2022 yang dapat menampung kebutuhan laporan bulanan Satuan PAUD mulai laporan bulan Januari 2022 hingga saat ini Juni 2023 dan menggerakkan secara bersama-sama stakeholder untuk merespon kebutuhan-kebutuhan tersebut sehingga mampu mencapai kondisi yang diinginkan. Inovasi yang dilakukan yaitu membangun aplikasi Gas Pol (Gerakan Aksi Satuan Paud OnLine). Dengan dibangunnya sistem layanan ini diharapkan terpenuhinya kebutuhan-kebutuhan informasi Satuan PAUD yang ada di Kota Binjai sehingga memudahkan pengiriman laporan bulanan ke Dinas Pendidikan Kota Binjai secara cepat dan efisien serta ramah lingkungan. Sistem ini juga diharapkan sebagai media untuk membangun suatu koordinasi dan kolaborasi yang terpadu dan terintegrasi untuk bersama-sama menyelenggarakan PAUD yang berkualitas.