Data Inovasi

Tujuan pada aksi perubahan ini adalah meningkatkan jumlah aksi perubahan yang bermanfaat, berdayaguna dan meningkatkan produktivitas kinerja di sub Bagian Tata Usaha. Tujuan perubahan dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan yaitu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

• Tujuan jangka pendek yaitu :

- Terbangunnya Digitalisasi “SIMFASTO”

 - Terlaksananya sosialisasi Aplikasi Digitalisasi “SIMFASTO”

 - Terimplementasikannya SIMFASTO

• Tujuan jangka menengah yaitu :

- Terlaksananya monitoring dan Evaluasi aplikasi : “SIMFASTO

- Tersusunnya rancangan pengembangan aplikasi “SIMFASTO

• Tujuan jangka panjang yaitu :

- Terlaksananya pengembangan “SIMFASTO”.

- Terlaksananya penambahan fitur layanan “SIMFASTO”

Manfaat

1. Bagi Organisasi :

1. Menyediakan berbagai sistem Informasi sewa menyewa  fasilitas olahraga yang dibutuhkan stakehloder berbasis digital.

2. Mencegah terjadinya tumpang tindih pemesanan.

3. Membantu Pemerintah Provinsi Sumatera Utara Untuk Peningkatan PAD  melalui UPT Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga.

2. Bagi Masyarakat

1. Dapat mengetahui informasi besaran biaya retribusi sewa fasilitas olahraga dan penjadwalan pemakaian gedung.

2. Meningkatkan kebugaran dan Kesehatan serta pembinaan club olahraga yang berprestasi. 

3. Bagi Peserta

1. Melatih untuk menjadi pemimpin perubahan kinerja yang menghasilkan inovasi organisasi.

2. Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mendayagunakan IT dalam hal pengelolaan Fasilitas Olahraga.

TEROBOSAN /INOVASI /AKSI PERUBAHAN

Mencermati kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan dan edentifikasi masalah, maka yang menjadi area proyek perubahan adalah penyusunan jadwal data pengelolaan pusat Kawasan olahraga belum optimal.

Demi tercapainya penyusunan jadwal data pengelolaan pusat Kawasan olahraga yang lebih baik, cepat dan tepat perlu dilakukan gagasan perubahan yang inovatif dan kreatif yaitu “Terobosan/Inovasi/Aksi Perubahan.

INOVASINYA ADALAH DIGITALISASI SISTEM INFORMASI SEWA MENYEWA GEDUNG DAN FASILITAS OLAHRAGA DI UPT. PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAHRAGA DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI SUMATERA UTARA.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang sistim Olahraga Nasional memberikan mandat kepada Pemerintah  untuk melalui pendirian UPT Kawasan Pusat Olahraga sebagai tolak ukur dalam perkembangan olahraga di Sumatera Utara, terhadap perlengkapannya sarana prasarna olahraga terkait dengan kewajiban pemerintah tersebut untuk melindungi kepentingan umum diharapkan penyelenggaraan pelayanan olahraga  dalam pengembangan Kawasan Pusat Olahraga di Sumatera Utara.

Perlu dibentuk  UPT Kawasan Sarana prasarana Olahraga Diporasu yang merupakan unsur pelaksana  Teknik Operasional Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara yang sebagian tugas Dinas Pemuda dan Olahraga mempunyai tugas melaksanakan urusan bidang Pemuda dan Olah raga. Sementara itu Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara saat ini telah  memiliki beberapa Prasarana dan Sarana Olahraga yang terletak di Jl William Iskandar Medan seperti: 1. Stadion Mini Pancing, 2. Panjat Tebing, 3. Sirkuit Multy Fungsi, 4. Bowling, 5.Gedung Basket, 6. Gor Mini, 7.Gedung Serbaguna, 8.Kolam Renang In Door dan Our Door  Selayang berada di Jln Dr. Mansyur serta 9. Asrama dan Gor PPLP berada di Jl Pembangunan Sunggal, 10. Sekolah Pembangunan Dinas Pemuda dan Olahraga sendiri telah memiliki PAD dengan target pencapaian restribusi tahun 2017 sebesar 1.150.000.000 menginat besarnya potensi yang ada sehingga memungkinkan bagi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara untuk membuat UPT Kawasan Pusat Olahraga Dinas Pemuda dan Olahraga.

Kondisi faktual selama ini masih menunjukkan bahwa kualitas pelayanan publik terutama yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah masih memprihatinkan. Padahal, kebijakan otonomi daerah dimaksudkan untuk mendekatkan jarak antara pemberi pelayanan (Pemerintah Daerah) dengan yang dilayani khusus warga masyarakat insan olahraga, sehingga kualitas pelayanan publik diharapkan sesuai dengan aspirasi masyarakat dan menjadi semakin berkualitas. Rendahnya kualitas pelayanan publik yang terjadi selama ini ditandai oleh terbatasnya sarana pelayanan, perilaku petugas yang belum bersifat melayani dan tidak jelasnya waktu serta biaya yang diperlukan untuk mendapatkan pelayanan publik serta panjangnya prosedur yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu jenis pelayanan publik.

Salah satu yang menjadi kendala dalam pemberian pelayanan publik selama ini adalah belum adanya standar yang jelas mengenai penyelenggaraan pelayanan olahraga itu sendiri. Padahal, standar itu sangat berguna sebagai panduan bagi Pemerintah untuk memberikan pelayanan terhadap masyakat olahraga. Secara internal tujuan reformasi adalah untuk menyempurnakan atau meningkatkan kinerja. Adapun secara eksternal yang berkaitan dengan masyarakat adalah menyesuaikan sistem administrasi terhadap meningkatnya kebutuhan masyarakat dengan melihat reformasi atau pembaruan dari 2 (dua) sisi, yaitu perubahan struktur dan perubahan kinerja (Riggs, 1986 : 94). Penerapan kebijakan pada Kawasan Pusatihanisasi merupakan landasan normative bagi perubahan penyelenggaraan pemerintahan di daerah, termasuk dalam hal perubahan kewenangan baik ditingkat Pemerintah Pusat, Pemerintah Provinsi

Perubahan kewenangan ini berimplikasi pada perubahan beban tugas dan struktur organisasi yang melaksanakan kewenangan-kewenangan tersebut yang pada gilirannya menuntut dilakukannya penataan kelembagaan pemerintahan di daerah. Penataan kelembagaan Pemerintahan Daerah merupakan konsekwensi logis dari perubahan mendasar system Pemerintahan Daerah sebagaimana digariskan dalam kebijakan pada Kawasan Pusatihanisasi. Otonomi organisasi menjadi salah satu faktor penting untuk menjamin pelaksanaan otonomi daerah secara keseluruhan. Dalam melaksanakan otonomi organisasi, Pemerintah Daerah harus memiliki kepekaan dan rasionalitas terhadap kebutuhan dan permasalahan dalam wilayahnya. Karena itu, Pemerintah Daerah harus memiliki hak untuk menentukan jumlah Satuan Kerja Perangkat Daerah (dinas, badan dan lembaga teknis) sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan daerah, baik kemampuan keuangan maupun sumber daya manusia yang tersedia. Analisis terhadap kebutuhan perangkat daerah menghendaki adanya evaluasi terhadap kondisi eksisting organisasi perangkat daerah.

Pelayanan Pemakaian Gedung dan Fasilitas Olahraga merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi dari UPT Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga Dispora Provinsi Sumatera Utara.

Pelayanan pemakaian fasilitas olahraga, UPT Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga mempunyai masalah sering terjadinya tumpang tindih pemesanan/ penjadwalan pemakaian gedung/fasilitas olahraga, yang mana pelayanan dan informasi pemakaian gedung masih bersifat manual

Pelayanan UPT Pengelolaan Pusat Olahraga yang masih bersifat manual tersebut menyebabkan pelayanan berjalan lambat, tidak efektif dan efisien dan masyarakat umum hanya mengetahui akses informasi setelah datang berkoordinasi langsung ke Kantor UPT, sehingga menyebabkan urusan administrasi surat menyurat sangat lamban dan memerlukan waktu berhari-hari.

Kondisi Pandemic Covid 19 dan turunnya perekonomian masyarakat serta turunnya minat masyarakat untuk menggunakan fasilitas olahraga menyebabkan pencapaian target retribusi Pendapatan Asli Daerah Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara tidak maksimal tercapai, sehingga mendorong UPT itu sendiri untuk berbenah dan melakukan sebuah inovasi dalam rangka melakukan aksi perubahan organisasi.