Data Inovasi

Memberikan kemudahan pelayanan bagi masyarakat khususnya Perangkat Daerah dalam mencari, menemukan dan meminjam arsip yang berada pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

1. Mewujudkan kualitas Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Utara dengan memberikan layanan prima bagi masyarakat khususnya Perangkat Daerah.

2. Memudahkan masyarakat khususnya Perangkat Daerah dalam menemukan arsip yang berada pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

3. Menambah ilmu dan wawasan tentang arsip melalui konsultasi kearsipan dengan Arsiparis.

1. Masyarakat khususnya Perangkat Daerah dapat menemukan arsip secara efektif dan efisien kapanpun dan dimanapun tanpa harus datang ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

2. Bertambahnya masyarakat (khususnya Perangkat Daerah yang belum menyerahkan arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah) yang lebih sadar arsip.

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya  arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Penemuan kembali arsip dengan mendatangi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara cukup membutuhkan biaya, tenaga dan waktu. Hal tersebut kurang efektif apalagi arsip yang dicari ternyata tidak berada di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara. Maka dari itu "SILAKAN" hadir untuk memudahkan masyarakat khususnya Perangkat Daerah dalam mencari arsip secara online tanpa harus datang dan membaca daftar arsip yang tersedia di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Selain itu kurangnya pengetahuan masyarakat tentang arsip statis (arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan permanen juga telah terverifikasi) membuat "SILAKAN" hadir untuk menambah pengetahuan bagi masyarakat yang ingin mengetahui lebih banyak tentang arsip. Selain masyarakat, "SILAKAN" juga hadir untuk Perangkat Daerah Sumatera Utara dalam bentuk konsultasi mengenai kearsipan dengan arsiparis yang nantinya tersedia di Aplikasi berbasis Website "SILAKAN". Dengan adanya layanan konsultasi ini diharapkan kearsipan pada Perangkat Daerah bisa lebih dikelola secara maksimal sesuai arahan arsiparis dengan menyesuaikan dengan perundang-undangan yang ada.