Data Inovasi

TUJUAN

Dana BOS yang dikucurkan pemerintah ke sekolah harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk laporan, sesuai dengan format yang telah ditentukan. SITAKOLABOS CEPAK MAS MeSRA BerTUAH adalah aplikasi dana BOS berbasis Web, yang dapat diakses melalui web browser, saat tersambung dengan jaringan internet. Secara umum inovasi ini bertujuan mengembangkan sistem informasi dana BOS, yang terintegrasi antara penganggaran, penatausahaan, akuntansi dan pelaporan, untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penggunaan dana BOS di sekolah Kabupaten Deli Serdang. Secara khusus inovasi ini bertujuan:

1. Membantu Tim Manajemen BOS Sekolah dalam menyusun LPJ BOS berbasis aplikasi, sehingga laporan yang disusun lebih cepat, tepat, dan akurat.
2. Membantu Tim Manajemen BOS Sekolah agar konsisten dalam menyusun LPJ BOS, sehingga belanja sesuai dengan RAKS dan tidak melebihi anggaran.
3. Memudahkan Tim Manajemen BOS Sekolah dalam melakukan pencatatan transaksi pembukuan, baik Buku Kas Umum, Buku Kas Tunai, Buku Pembantu Bank, Buku Pembantu Pajak dan Format Realisasi.
4. Agar pelaporan dana BOS lebih tertib administrasi, transparan, akuntabel dan terhindar dari penyimpangan.
5. Menciptakan LPJ Dana BOS yang lebih standar, sama antara satu sekolah dengan sekolah lainnya.
6. Memudahkan Tim Manajemen BOS Kabupaten dalam melakukan pemantauan dan menyelesaikan laporan keuangan dana BOS, Laporan Aset yang diperoleh dari dana BOS, dan laporan keuangan lainnya yang diminta Dinas BPKAD dan BPKRI.

Manfaat inovasi ini adalah :

1. Tim Manajemen BOS Sekolah lebih mudah dalam menyusun perencanaan dan pelaporan dana BOS karena sudah menggunakan aplikasi yang berbasis Web. .
2. Pengerjaan LPJ BOS oleh sekolah lebih cepat, tepat dan akurat, dan hemat waktu. Dengan hanya mengentri item belanja, seluruh kebutuhan format laporan bos selesai dikerjakan. Keakuratan laporan dana bos dapat dilihat dari kesesuaian antara pendapatan dengan realisasi, kesesuaian antara RKAS dengan belanja, penempatan kode belanja antara belanja pegawai, belanja modal, belanja barang jasa dan belanja modal.
3. Laporan dana BOS yang disusun sekolah lebih lengkap karena semua kebutuhan laporan sudah ada pada aplikasi, sekolah tinggal hanya mengeprint, seperti BKU, Buku Kas Tunai, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Bank, Format Realisasi, Daftar Aset dan sebagainya.
4. Tim Manajemen BOS Kabupaten lebih mudah dalam melakukan pemantauan sekaligus lebih cepat menyediakan kebutuhan laporan dana Penyusunan LPJ BOS juga lebih mudah.
5. Karena berbasis Web, pengerjaan LPJ BOS lebih Fleksibel, bisa dikerjakan dimana saja dan lebih hemat dalam menggunakan kertas. Di samping itu, data LPJ Bos lebih terjamin dan tidak akan pernah hilang.

Hasil inovasi :

1. Tersedia sebuah aplikasi penatausahaan Dana BOS tingkat sekolah dan Kabupaten, yang lebih mempermudah sekolah dan Tim Manajemen dana BOS Kabupaten dalam menyusun laporan keuangan dana BOS.
2. Laporan Keuangan dana BOS tingkat sekolah cepat selesai dan diserahkan ke Tim Manajemen BOS Kabupaten, untuk diteruskan ke Dinas Pengelolaan Keuangan Daerah dan Badan Pemeriksa Keuangan RI.
3. Lapoaran keuangan dana BOS sekolah semakin lebih baik yang ditandai dengan ciri sebagai berikut : (a) seusai antara RKAS dengan realisasi belanja, (b) belanja tidak melebihi pagu, tidak ada lagi belanja yang minus, atau sesuai antara pendapat dengan realisasi belanja, (d) sesuai belanja dengan kode rekening,
4. Dengan menggunakan aplikasi, keakuratan LPJ BOS lebih terjaga, karena diatur oleh sistem.
5. Dinas Pendidikan lebih cepat menuntaskan LPJ BOS tingkat Kabupaten untuk diserahkan pada Dinas Pengelolaan Keuangan dan Daerah dan BPK RI.
6. Pemerintah Kabupaten Deli Serdang memperoleh Opini Laporan Keuangan Wajar Tanpa Pengecualiaan (WTP).

Rancang Bangun dan Pokok Perubahan Yang Dilakukan

RINGKASAN

SITAKOLABOS CEPAK MAS MeSRA BerTUAH adalah inovasi yang berkaitan dengan pemanfaatan teknologi dalam bentuk Aplikasi Digital berbasis Web untuk melakukan penatausahaan keuangan laporan Dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) pada jenjang SD dan SMP di Kabupaten Deli Serdang, Provinsi Sumatera Utara. SITAKOLABOS CEPAK MAS MeSRA BerTUAH merupakan akronim dari Sistem Tata Kelola BOS Cepat, Tepat, Akurat Melalui Aplikasi BOS MeSRA BerTUAH. Sedangkan MeSRA BerTUAH adalah Icon atau Brand gerakan Sekolah Ramah Anak di Kabupaten Deli Serdang, yang bila dipanjangkan menjadi "Mewujudkan Sekolah Ramah Anak, Bersama Masyarakat, Orang Tua dan Sekolah. Inovasi ini dicanangkan pada tanggal 11 April 2019, oleh Bupati Deli Serdang, H. Ashari Tambunan.

A. Rancang Bangun

1. Latar Belakang

Sebelum adanya inovasi ini, penatausahaan dana BOS di Kabupaten Deli Serdang dilaksanakan secara manual, dimana sekolah menyusun perencanaan dan pelaporan dana BOS dengan mengenteri data satu persatu, sesuai dengan format yang ada pada juknis BOS dengan menggunakan microsoft word atau excell. Ada beberapa akibatnya pengerjaan LPJ BOS yang manual adalah :

1. Proses pengerjaan LPJ BOS memerlukan waktu yang lama karena sekolah mengentri data satu persatu seperti membuat Buku Kas Umum, Buku Pembantu Kas Tunai, Buku Pembantu Bank, Buku Pembantu Pajak, Format Realisasi, Laporan Aset dan sebagainya.
2. Pelaporan dana BOS tidak terintegrasi antara Perencanaan atau Rencana Kerja Anggaran Sekolah (RKAS) dengan realisasi belanja dana BOS. Artinya tidak ada kesesuaian antara Rencana dengan Belanja, dan sekolah tidak menjadikan RKAS sebagai acuan belanja, sehingga banyak dijumpai sekolah yang berbelanja melebihi pagu yang telah ditetapkan.
3. Karena dikerjakan secara manual, sering terjadi kekeliruan atau kesalahan dalam mengentri data, seperti tidak adanya kesesuai antara Buku Kas Umum dengan Buku Pembantu Kas Tunai, Buku Pembantu Pajak dan sebagainya.
4. Laporan dana BOS yang dibuat sekolah tidak standar, berbeda antara satu sekolah dengan sekolah lainnya.
5. Proses pengerjaan LPJ BOS yang dilakukan sekolah memerlukan waktu yang cukup lama, karena sekolah mengerjakan laporan dana BOS itu satu persatu. Bahkan dijumpai beberapa sekolah yang tidak mampu menuntaskan pengerjaan LPJ BOS pada batas waktu yang ditentukan.
6. Laporan dana BOS yang dikerjakan sekolah tidak lengkap dan sekolah sering salah dalam menempatkan kode rekening belanja
7. Sangat sulit melakukan sistem kontrol dan pengendalian perencanaan, pelaporan, monitoring dan evaluasi pelaporan dana BOS yang dikerjakan sekolah.
8. Tim Manajemen BOS Kabupaten sering terkendala menyajikan laporan dana BOS Kabupaten untuk diserahkan ke Dinas Pengelolaan Keuangan Daerah atau Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).

Dengan adanya Inovasi SITAKOLABOS CEPAK MAS MeSRA BerTUAH, proses pengerjaan LPJ BOS lebih cepat, tepat, akurat dan terpercaya. Ketika sekolah selesai mengentri belanja pada aplikasi Bos MeSRA BerTUAH, maka seluruh format laporan BOS yang ada pada juknis BOS, mulai dari Buku Kas Umum, Kas Tunai, Pembantu Pajak, Pembantu Bank, Format Realisasi Penggunaan Dana, Pengadaan Aset, Register Penutupan Kas, semuanya secara otomatis sudah terisi. Di samping itu, realisasi belanja dana BOS tidak menyimpang dari RAKS, tidak melebihi pagu, dan lebih terinci sesuai dengan objek belanja. Dengan menggunakan Inovasi SITAKOLABOS CEPAK MeSRA BerTUAH, Tim Manajemen BOS Kabupaten lebih mudah mengontrol dan mengendalikan perencanaan dan realisasi dana BOS sekolah. Di samping itu juga lebih cepat, dan tepat dalam menyusun LPJ BOS tingkat Kabupaten, yang sudah terintegrasi dengan aplikasi SIMDA Keuangan Pemerintah Kabupaten Deli Serdang.

2. Inovatif

SITAKOLABOS CEPAK MAS MeSRA BerTUAH adalah program yang inovatif, karena telah memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan tata kelola dana BOS, yang sebelumnya dikerjakan secara manual, menjadi aplikasi Berbasis Web. Kelebihan inovasi ini adalah tidak membutuhkan instalasi pada komputer, mudah diakses/bisa dikerjakan dimana saja, mudah diupdate sesuai dengan perubahan juknis BOS, fleksibelitas dalam sistem operasi, informasi dapat dengan mudah didistribusikan kepada seluruh sekolah hanya dengan mengupdate server, bisa digunakan pada semua perangkat.

Disamping itu, Aplikasi BOS MeSRA BerTUAH sudah terintegrasi dengan Aplikasi SIMDA Keuangan Pemkab Deli Serdang, sehingga sangat memudahkan Tim BOS Kabupaten menyusun laporan keuangan danaBOS, laporan Aset, dan laporan keuangan lain.

3. Transferbilitas

SITAKOLABOS CEPAK MeSRA BerTUAH memiliki potensi untuk diimplementasikan pada seluruh sekolah, seluruh kabupaten, dan seluruh provinsi di Indonesia. Karena permasalahan mendasar pengelolaan dana BOS, yang terjadi di setiap kabupaten/kota di Indonesia hampir sama, yaitu rendahnya kemampuan Tim BOS sekolah dalam melakukan penatausahaan keuangan dana BOS dan banyaknya dokumen laporan yang harus disiapkan sekolah. Walaupun dana BOS ini sudah diluncurkan pemerintah sejak tahun 2005 yang lalu, tetapi masih saja dijumpai banyak sekolah yang tidak mampu menyajikan laporan keuangan dana BOS dengan baik dan tertib secara administrasi.Dengan adanya Aplikasi ini sekolah dan Dinas Pendidikan terbantu dalam menyusun laporan keuangan dana BOS. Inovasi ini berkelanjutan pada aspek tata kelola dana BOS (good governence), mulai dari perencanaan, akuntansi, penatausahaan, dan pelaporan.

4.Sumber Daya

Sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan inovasi iniada dua yaitu sumber daya keuangan untuk membuat dan mengembangkan aplikasi dan Sumber Daya Manusia yang akan menjalankan dan menggunakan aplikasi. Sumber daya keuangan untuk menjalankan inovasi ini berasal dari APBD Kabupaten Deli Serdang. Sedangkan Sumber Daya Manusia terdiri dari Tim Manajemen BOS Kabupaten yang berada di dinas pendidikan sebagai penanggung jawab dana BOS di tingkat Kabupaten dan Tim Manajemen BOS Sekolah yang berada di tingkat sekolah, yang akan menggunakan dan memanfaatkan aplikasi. Langkah-langkah yang dilakukan untuk melaksanakan inovasi ini adalah :

a. Tim BOS Kabupaten melakukan koordinasi dengan pengembang yang akan menyusun aplikasi perencanaan dan pelaporan dana BOS di Kabupaten Deli Serdang.

b. Tim BOS Kabupaten menyusun format-format yang akan dibutuhkan dalam aplikasi seperti Format RKAS, Buku Kas Umum (BKU), Buku Kas Tunai, Buku Pembantu Bank, Buku Pembantu Pajak, Format Relisasi, Buku Aset, buku SPTJM dan sebagainya.

c. Pembuatan Aplikasi BOS oleh pengembang yang diikuti dengan koordinasi dan konsultasi terkait dengan kelengkapan dan kesesuaian aplikasi

d. Setelah Aplikasi selesai dibuat, tim pengembang melakukan demo atau mempresentasikan aplikasi dihadapan Tim Manajemen BOS Kabupaten untuk mendapakan masukan dan penyempurnaan aplikasi sesuai dengan Juknis BOS yang telah dikeluarkan kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

e. Pelatihan penggunaan Aplikasi BOS oleh pengembang kepada Tim BOS Kabupaten.

f. Pelatihan penggunaan Aplikasi BOS oleh Tim BOS Kabupaten Kepada Tim BOS Sekolah.

g. Penggunaan Aplikasi BOS oleh sekolah mulai dari perencanaan sampai pelaporan dana BOS

h. Pemanfaatan Aplikasi BOS untuk menyusun laporan keuangan dana BOS baik oleh Tim Manajemen BOS Sekolah, maupun Tim Manajemen BOS Kabupaten.

i. Koordinasi, konsultasi, dan penyempurnaan Aplikasi BOS sambil berjalan sesuai dengan kebutuhan dan perubahan juknis BOS.

B. Pokok-Pokok Perubahan yang dilakukan

1. Mengubah penyusunan Laporan dana BOS dari manual kepada digital dengan memanfaatkan teknologi. Sebelum adanya inovasi ini, sekolah mengerjakan laporannya secara manual (mengentri data) satu persatu, setelah adanya inovasi ini dengan hanya sekali entri format belanja, maka seluruh kebutuhan laporan dana BOS selesai dikerjakan, mulai dari BKU, Buku Pembantu Kas Tunai, Buku Pembantu Bank, Buku Pembantu Pajak, Format Realisasi, Buku Aset, Surat Pertanggungjawaban Mutlak dan sebagainya,
2. Mempercepat waktu pengerjaan LPJ BOS oleh Sekolah maupun Kabupaten. Sebelum adanya inovasi ini, pengerjaan LPJ BOS memerlukan waktu yang lama (berbulan-bulan), bahkan ada sekolah yang tidak mampu menyelesaikan LPJ dana BOS sekolahnya. Dengan adanya inovasi Aplikasi Sitakola BOS, pengerjaan LPJ lebih cepat, tergantung sekolah mengentri belanja. Jika sekolah selesai mengentri belanja dana BOS satu jam, maka seluruh laporan dana BOS selesai dikerjakan.
3. Konsistensi antara Perencanaan (RKAS) dengan Realisasi Belanja. Sebelum adanya inovasi Sitakola BOS, tidak ada kesesuaian antara Rencana (RKAS) yang telah disusun sekolah, dengan Realiasi atau belanja. Contoh dalam RKAS sekolah belanja Modal peralatan komputer dalam realiasi sekolah membelanjakan pada aset tetap lainnya dalam bentuk buku.
4. Belanja dana BOS terikat dengan pagu yang telah ditetapkan. Sebelum adanya inovasi Sitakola BOS, sekolah belanja berdasarkan jumlah dana bos yang diterma sekolah, bukan pada jumlah pagu yang telah ditetapkan. Pada item-item belanja tertentu, belanja atau realiasi belanja menjadi minus. Hal ini menyalahi aturan penggunaan dana BOS.
5. Pelaporan dana BOS yang lebih stadar. Sebelum adanya Aplikasi ini, model penyusunan LPJ BOS sekolahberagam, sesuai dengan kemampuan kepala sekolah dan selera sekolah yang bersangkutan. Dengan adanya aplikasi BOS, pelaporan dana BOS lebih standar, lebih lengkap dan seragam. Seluruh komponen pelaporan dana BOS yang ada pada juknis dimiliki sekolah.
6. Adanya pengendalian dan kontrol belanja dana BOS oleh sekolah. Sebelum adanya inovasi ini, sekolah belanja sesuai dengan kebutuhan tidak berpedoman pada RKAS. Dengan adanya inovasi ini, sistem aplikasi telah mengunci belaja sekolah, sehingga belanja sekolah sesuai dengan RKAS yang telah disusun.
7. Pada aspek monitoring dan evaluasi dana BOS Sekolah. Sebelum adanya inovasi ini, monitoring dana BOS harus dilakukan dengan melihat dokumen laporan sekolah atau mengunjungi sekolah, dengan adanya inovasi aplikasi BOS, monitoring evaluasi dana BOS lebih mudah dilakukan, cukup dengan melihat pada aplikasi. Sehingga lebih menghemat waktu dan lebih efektif.