Data Inovasi

Tujuan aksi perubahan yang akan dilaksanakan terbagi menjadi tiga tujuan yaitu tujuan jangka pendek akan diselesaikan dalam jangka waktu dua bulan, tujuan jangka menengah akan diselesaikan pada waktu maksimal dua tahun serta tujuan jangka panjang yang direncanakan akan diselesaikan dalam lima tahun (Milestone).

NO Target Tujuan 1 Jangka Pendek (60 Hari) 1. Terbangunnya SIP MANTAP 2. Terlaksananya sosialisasi SIP MANTAP 3. Terimplementasinya SIP MANTAP 2 Jangka Menengah (1 – 2 Tahun) 1. Terlaksananya Monitoring dan Evaluasi aplikasi SIP MANTAP 2. Tersusunnya rencana pengembangan aplikasi SIP MANTAP 3. Memperoleh dukungan dana APBD 3 Jangka Panjang (3 – 5 Tahun) 1. Menjadikan aplikasi SIP MANTAP sebagai aplikasi kontrol dalam penatausahaan laporan, arsip dan data kepegawaian di lingkup Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara

Manfaat yang akan diperoleh dari aksi perubahan yang dilaksanakan bagi UPT Perlindungan Konsumen Kisaran Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara, Dinas Perindustrian dan Perdagangan, serta UPT Lainnya di lingkup Dinas Perindustrian dan Perdagangan dapat digambarkan pada tabel di bawah ini:

No Ruang Lingkup Manfaat yang diharapkan 1 UPT Perlindungan Konsumen Kisaran 1. Ter-back up nya dokumen laporan keuangan, surat, serta data pegawai di UPT Perlindungan Konsumen Kisaran dalam suatu aplikasi SIP MANTAP yang menjadikan dokumen lebih aman, tidak hilang, tercecer dan rusak. 2. Kemudahan akses dalam ketersediaan data terkait laporan keuangan, surat serta data pegawai 3. Meningkatnya kinerja UPT Perlindungan Konsumen Kisaran dalam hal penyimpanan arsip surat dan dokumen 4. Efisiensi penggunaan sumberdaya dalam mengkses data arsip surat dan dokumen 5. Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi UPT Perlindungan Konsumen Kisaran dalam proses pelaksanaan program kegiatan. 6. Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi UPT Perlindungan Konsumen Kisaran dalam proses perencanaan program kegiatan mendatang 2 Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara 1. Memudahkan OPD melakukan fungsi controlling terhadap UPT Perlindungan Konsumen Kisaran sebagai bagian dari Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara 2. Menjadi masukan bagi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara dalam hal dalam penyimpanan arsip surat dan dokumen 3. Meningkatkan koordinasi antara Dinas Perindustrian dan Perdagangan dengan UPT Perlindungan Konsumen Kisaran 3 UPT di lingkup Disperindag 1. Meningkatkan koordinasi antar UPT di lingkup Dinas Perindustrian dan Perdagangan

1. Telah tersedianya tautan untuk melaksanakan penyimpanan dokumen administrasi yang disebut dengan SIP MANTAP.
2. Telah terlaksananya uji coba SIP MANTAP bagi petugas yang akan menginput dan telah dilaksanakannya evaluasi terhadap SIP MANTAP.
3. Pengaruh aplikasi SIP MANTAP yang dihasilkan pada aksi perubahan ini terhadap stakeholders antara lain memudahkan pengaksesan oleh instansi UPT Perlindungan Konsumen melalui aplikasi SIP MANTAP sedangkan untuk stake holders lainnya dapat menjadi sumber referensi informasi.
4. Dengan aplikasi SIP MANTAP ini akan memudahkan dalam inventaris arsip surat, laporan keuangan serta data kepegawaian dan sebagai bahan perencanaan dalam mengembangkan SIP MANTAP ini menjadi suatu aplikasi yang lebih komprehensif lagi.

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, selain berfungsi sebagai pusat ingatan, arsip juga dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti atau legalitas dan sebagai rujukan historis. Menurut peraturan perundangundangan, yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga 3 negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dari rekaman kegiatan tersebut maka arsip dapat dijadikan salah satu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya. Selain itu arsip juga memberikan infomasi yang dapat dipercaya tanpa ada rekayasa di dalamnya. Kearsipan merupakan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. Tanpa disadari, setiap harinya suatu instansi bisa menghasilkan arsip lebih banyak dan biasanya arsip yang tercipta tidak sebanding dengan fasilitas yang ada.

Melihat kondisi tersebut, sudah sepatutnya sebuah organisasi memiliki sebuah sistem yang mampu mengakomodir arsip yang terdapat di suatu organisasi agar dapat diakses dengan mudah, cepat dan efisien. Sehingga kebutuhan suatu organisasi akan suatu arsip dapat dengan mudah dipenuhi dengan adanya suatu aplikasi yang didalamnya terdapat berbagai informasi arsip yang dibutuhkan.