Data Inovasi

Tujuan aksi perubahan adalah capaian kinerja aksi perubahan yang dapat diimplement  asikan pada organisasi. Tahapan merupakan capaian-capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya aksi perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran yang bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek, menengah dan panjang, dan disesuaikan dalam mencapai tujuan dalam aksi perubahan. Adapun tujuan aksi perubahan untuk pendokumentasian arsip secara digital dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Jangka Pendek (60 hari)

1. Terdokumentasinya arsip di Subbag Umum dan Kepegawaian dari bulan Januari – September 2021 ke dalam bentuk PDF
2. Terlaksananya pemilahan arsip di Subbag Umum dan Kepegawaian sesuai klasifikasi urusan
3. Tersusunnya database arsip di Subbag Umum dan Kepegawaian di Google Drive
4. Tersedianya SDM yang mengelola arsip secara digital

Jangka Menengah (1-2 tahun)

1. Terdokumentasinya arsip di Bidang Sekretariat ke dalam bentuk PDF
2. Terlaksananya pemilahan arsip di Bidang Sekretariat sesuai klasifikasi urusan
3. Tersusunnya database arsip di Bidang Sekretariat di Google Drive

Jangka Panjang (3-5 tahun)

1. Terdokumentasinya arsip di seluruh Bidang dan UPT Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara ke dalam bentuk PDF
2. Terlaksananya pemilahan arsip di seluruh Bidang dan UPT Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara sesuai klasifikasi urusan
3. Tersusunnya database arsip di seluruh Bidang dan UPT Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara di Google Drive
4. Tersedianya Menu SIAPP (Sistem Informasi Arsip Perindustrian dan Perdagangan) di Website Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara

Adapun dampak positif yang diperoleh dari pelaksanaan aksi perubahan ini dapat dilihat pada tabel manfaat aksi perubahan berikut.

Internal Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara

1. Meningkatnya kinerja Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara dalam hal pengelolaan arsip
2. Meminimalisir terjadinya kerusakan dan kehilangan arsip
3. Efisiensi penggunaan APBD untuk operasionalisasi pengelolaan arsip
4. Mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia kearsipan

Eksternal Dinas (Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Pemerintah Pusat)

1. Mendukung tercapainya tertib pelaksanaan penyelamatan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara
2. Terbangunnya tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan pada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara
3. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang mampu mendukungnya program reformasi birokrasi untuk peningkatan mutu penyelenggaran kearsipan secara nasional (Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip)

Masyarakat

1. Agar masyarakat dapat dengan mudah mengakses arsip yang dihasilkan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara
2. Meningkatnya kepercayaan dan keterbukaan publik

Aksi perubahan melalui penerapan Aplikasi SIAPP SUMUT di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara bertujuan menyelesaikan permasalahan arsip yang tidak diinventarisasi dengan baik. Hal ini sejalan dengan implementasi Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip agar tertib pengelolaan arsip di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara dapat berjalan dengan baik. Tertib pengelolaan arsip yang baik akan mendorong terciptanya pelayanan masyarakat yang lebih efektif dan efisien.

Penerapan Aplikasi SIAPP SUMUT ini memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Meningkatnya kinerja pengelolaan arsip di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara karena pengelolaan arsip terpusat di Subbag Umum dan Kepegawaian Sekretariat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara.
2. Memudahkan dalam pencarian arsip dan meminimalisir dampak yang ditimbulkan apabila arsip rusak atau hilang.
3. Memudahkan dalam membuat laporan pengelolaan arsip di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara.

Aksi perubahan yang akan dilakukan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara bertujuan menyelesaikan permasalahan arsip yang tidak diinventarisasi dengan baik. Hal ini sejalan dengan implementasi Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip agar tertib pengelolaan arsip di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara dapat berjalan dengan baik. Tertib pengelolaan arsip yang baik akan mendorong terciptanya pelayanan masyarakat yang lebih efektif dan efisien.

Menghadapi Revolusi Industri 4.0, tantangan dalam pengelolaan arsip di masa mendatang adalah arsip-arsip yang tercipta akan mengarah pada arsip berbasis teknologi digital dan cloud computing. Untuk itu, permasalahan ini harus dijawab dengan melakukan pendokumentasian arsip secara digital. Dengan melakukan pendokumentasian arsip secara digital, arsip dapat diakses oleh Pemerintah maupun masyarakat dimanapun dan kapanpun. Aksesibilitas arsip ini diharapkan mampu mencapai tujuan Good Governance dan Open Government di Indonesia. Selain itu, pendokumentasian arsip secara digital tidak memerlukan ruang penyimpanan fisik arsip sehingga biaya yang diperlukan jauh lebih rendah disbanding pendokumentasian arsip secara manual.

Strategi yang akan dilakukan dalam megimplementasikan pendokumentasian arsip secara digital adalah dengan membangun sistem penyimpanan arsip yang memanfaatkan Google Drive dan Website Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara. Arsip fisik akan dipindai dan disimpan dalam bentuk Portable Document Format (PDF), kemudian diunggah (upload) ke dalam basis data (database) melalui Google Drive oleh Admin. Google Drive dipilih karena penggunaannya lebih praktis dan mudah terutama bagi pengguna Smartphone. Akses Google Drive kemudian dibuat di Menu yang terdapat dalam Website Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara. Menu yang terdapat di Website Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara adalah SIAPP (Sistem Informasi Arsip Perindustrian dan Perdagangan Terintegrasi). Di Menu Website ini akan ditampilkan klasifikasi Arsip berdasarkan urusan yang ada di Bidang / UPT Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara.