Data Inovasi

Inovasi E-Administrasi Persuratan ini dikembangkan dengan tujuan untuk mewujudkan sistem pengelolaan surat keluar yang efisien, kolaboratif, dan adaptif terhadap kebutuhan birokrasi modern. Secara khusus, tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:

a.    Meningkatkan efisiensi proses penyusunan surat keluar, dengan meminimalkan waktu tunggu antar tahapan koreksi dan persetujuan melalui pemanfaatan teknologi kolaboratif berbasis cloud.

b.    Membangun mekanisme kolaborasi terstruktur melalui penetapan PIC Persuratan secara berjenjang, mulai dari tingkat bidang/bagian, OPD, TU Sekretariat Daerah Provinsi, hingga TU Gubernur/Wakil Gubernur.

c.     Menjawab mekanisme persuratan yang tidak terakomodir dalam Aplikasi Srikandi atau Aplikasi Digital Signature. Selama ini, aplikasi persuratan yang tersedia seperti Srikandi maupun Digital Signature hanya berfokus pada proses pengiriman, penandatanganan surat dan arsip. Tidak adanya fitur edit langsung oleh pimpinan menyebabkan setiap koreksi atau revisi harus dikembalikan kepada konseptor awal, sehingga memperpanjang waktu penyelesaian surat keluar. Penggunaan teknologi kolaboratif berbasis cloud seperti Google Docs dan Google Drive diinisiasi untuk menjawab tantangan tersebut dengan dapat dilakukan edit langsung memungkinkan proses penyusunan, koreksi, dan persetujuan surat keluar dapat dilakukan secara cepat.

d.    Mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik (paperless) dalam proses konsepsi surat, sehingga mempercepat proses kerja sekaligus mendukung kebijakan ramah lingkungan dan efisiensi anggaran.

e.    Meningkatkan akurasi, konsistensi, dan keterlacakan dokumen, melalui penyimpanan terpusat dan fitur riwayat revisi yang dimiliki platform Google Docs dan Google Drive.

f.      Mendorong percepatan transformasi digital dalam administrasi persuratan, agar birokrasi lebih adaptif terhadap pola kerja hibrida dan mobilitas tinggi para pejabat/pimpinan.

g.    Mengoptimalkan inovasi tanpa memerlukan alokasi anggaran (zero budget innovation) karena platform Google Docs dan Google Drive bersifat gratis (free) sehingga dapat langsung dimanfaatkan dengan akun Google yang dimiliki pegawai/pimpinan.

h.    Memungkinkan proses penyusunan konsep surat dilakukan kapan saja dan di mana saja, tanpa harus bertatap muka secara langsung, sehingga mendukung fleksibilitas kerja dan percepatan penyelesaian dokumen.

Manfaat Inovasi bagi Pemerintah

A. Efisiensi:

1.  Memangkas waktu tunggu koreksi surat dari hitungan hari menjadi jam/menit.

2.  Menghilangkan kebutuhan mobilitas fisik antar meja/unit kerja.

3.  Mengurangi biaya pengadaan kertas, tinta, dan logistik pengiriman antar ruangan.
4. Adnya fitur edit lansung yang dapat mempercepat proses surat keluar.

B.  Dampak:

1.  Peningkatan pelayanan publik: Surat keluar dapat diproses lebih cepat sehingga mendukung pelayanan teknis ke masyarakat.

2.  Dampak sosial: Mendorong budaya kerja kolaboratif dan terbuka di kalangan pegawai.

3.  Dampak lingkungan: Mendukung pengurangan limbah kertas (paperless) dan efisiensi energi.

4.  Peningkatan tata kelola pemerintahan: Meningkatkan akuntabilitas, transparansi, dan keterlacakan proses persuratan.

5.  Fleksibilitas waktu dan lokasi kerja: Memberikan kemudahan bagi pimpinan maupun pegawai untuk melakukan koreksi, persetujuan, atau penyelesaian surat keluar kapan saja dan di mana saja, bahkan saat sedang dinas luar, sehingga tidak ada lagi proses yang terhambat karena keharusan tatap muka langsung.

3.4. Potensi Replikasi dan Keberlanjutan

A. Potensi Replikasi:

1.  Dapat direplikasi di seluruh OPD lingkup Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

2.  Dapat pula menjadi model penerapan persuratan kolaboratif bagi pemerintah kabupaten/kota di Sumatera Utara maupun instansi vertikal.

B.  Strategi Keberlanjutan:

1.  Menetapkan PIC persuratan secara formal di setiap unit kerja.

2.  Menyusun SOP dan panduan teknis resmi sebagai dasar operasional.

3.  Menyelenggarakan pelatihan/pembekalan (bimtek) secara berkala.

4.  Mengintegrasikan inovasi ini secara bertahap ke dalam sistem informasi resmi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

5.  Menetapkan inovasi ini sebagai program kerja permanen dalam reformasi birokrasi dan digitalisasi persuratan.

ASPEK INOVASI

Deskripsi tentang Inovasi yang Dihasilkan dan Dikembangkan

A.    Lingkup Inovasi:

Inovasi E-Administrasi Persuratan merupakan sebuah terobosan dalam pengelolaan surat keluar secara kolaboratif berbasis cloud, yang diterapkan mulai dari tingkat bidang/bagian di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) hingga ke level Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Inovasi ini menghadirkan perubahan signifikan terhadap proses bisnis persuratan yang sebelumnya dilakukan secara manual, lamban, dan bergantung pada tatap muka. Mekanisme persuratan yang semula tidak terakomodir dalam Aplikasi Srikandi dan Aplikasi Digital Signature kini dapat dilakukan secara lebih cepat, fleksibel, serta dapat diakses kapan saja dan di mana saja, bahkan ketika pimpinan sedang melaksanakan dinas luar.

B.    Orisinalitas, Kebaruan, dan Keunggulan:

Inovasi ini orisinal karena menginisiasi mekanisme kolaboratif berbasis Google Docs dan Google Drive, platform cloud yang bersifat gratis, sehingga dapat diakses tanpa memerlukan pengadaan aplikasi berbayar maupun perangkat baru. Keunggulannya terletak pada kemampuan kolaboratif real-time (multi-editor), riwayat revisi yang terdokumentasi otomatis, serta aksesibilitas lintas perangkat dan lokasi yang belum tersedia dalam aplikasi persuratan existing seperti Srikandi atau Digital Signature yang saat ini tidak memfasilitasi fitur pengeditan langsung oleh pimpinan dan masih memerlukan pengembalian berkas ke konseptor.

C.   Keunikan:

Keunikan dari inovasi E-Administrasi Persuratan ini terletak pada penerapan konsep zero budget innovation yang memungkinkan implementasi tanpa memerlukan investasi infrastruktur tambahan. Inovasi ini memanfaatkan platform berbasis cloud yang telah tersedia secara gratis, sehingga tidak menimbulkan beban anggaran baru bagi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Satu-satunya kebutuhan utama hanyalah membentuk sistem Person in Charge (PIC) Administrasi Persuratan secara berjenjang, mulai dari tingkat bidang/bagian, OPD, hingga Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, untuk memastikan alur kerja kolaboratif berjalan efektif.

Penjelasan Teknis terhadap Hasil Inovasi

A. Rancangan dan Spesifikasi Teknis:

1.    Platform utama: Google Docs (penyusunan konsep surat), Google Drive (penyimpanan terpusat);

2.    Akun: Google yang telah dimiliki pegawai/pimpinan;

3.    Perangkat: Komputer/laptop/smartphone yang sudah tersedia di OPD; dan

4.    Jaringan: Internet kantor yang telah tersedia.

B.  Pemanfaatan Teknologi:

1.    Fitur kolaboratif real-time multi-user;

2.    Riwayat revisi otomatis;

3.    Komentar dan catatan koreksi langsung; dan

4.    Penyimpanan terpusat berbasis cloud yang dapat diakses 24/7.

C. Proses Pembuatan dan Pelaksanaan (Bagan Alur):

1.    Konseptor menyusun draft surat keluar pada Google Docs dalam folder sesuai kewenangan.

2.    PIC Bidang/Bagian diberi akses editor untuk koreksi dan paraf.

3.    Setelah disetujui, dokumen diteruskan ke PIC OPD, kemudian PIC TU Setda, dan terakhir ke PIC TU Gubernur/Wakil Gubernur.

4.    Pimpinan memberikan koreksi/penyetujuan secara langsung di dokumen tanpa tatap muka.

5.    Setelah final, surat diunduh dalam format PDF dan diunggah ke aplikasi TTE (Digital Signature atau aplikasi Srikandi) untuk proses tanda tangan elektronik.

6.    Pimpinan menandatangani surat secara digital melalui aplikasi TTE Digital Signature/Srikandi.

D. Bukti Pelaksanaan Inovasi:

1.    Telah diterapkan sejak 2023 di Kantor Regional VI BKN Medan sampai dengan sekarang dan terbukti efektif serta efisien.

2.    Tersedia dokumentasi foto/video pelaksanaan uji coba, daftar PIC, dan hasil surat keluar yang diproses melalui sistem ini.

E.  Publikasi Inovasi:

1.    Inovasi ini disosialisasikan secara internal melalui forum koordinasi, sesi pembekalan, maupun kegiatan bimbingan teknis (bimtek) kepada seluruh PIC persuratan di masing-masing unit kerja. Tujuannya adalah untuk menyamakan persepsi, meningkatkan kapasitas teknis pegawai dalam penggunaan Google Docs dan Google Drive secara kolaboratif, serta memastikan setiap tahapan alur kerja persuratan dapat dilaksanakan secara seragam di seluruh OPD lingkup Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

2.    Inovasi ini direncanakan untuk dipublikasikan melalui berbagai kanal media internal Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, seperti website resmi pemerintah provinsi, buletin atau majalah internal, media sosial resmi, serta papan informasi digital di lingkungan kantor. Publikasi ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kesadaran seluruh pegawai dan pimpinan OPD terhadap manfaat inovasi, mendorong adopsi secara luas, serta membangun budaya kerja birokrasi yang kolaboratif dan digital-friendly di seluruh jajaran Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

F.  Kemudahan dalam Penerapan:

1.    Pedoman teknis penggunaan Google Docs/Drive akan disusun dalam bentuk panduan singkat dan modul pelatihan.

2.    Cukup menggunakan akun Google yang sudah dimiliki tanpa instalasi aplikasi tambahan.

G. Monitoring dan Evaluasi:

1.    Pemantauan pelaksanaan inovasi dilakukan secara berkelanjutan melalui fitur riwayat revisi (version history) pada Google Docs, yang memungkinkan setiap perubahan, koreksi, dan penyempurnaan dokumen dapat ditelusuri secara transparan beserta identitas pengguna dan waktu pengeditannya. Dengan cara ini, alur kolaborasi antar-PIC dapat dipantau secara real time, sehingga memudahkan identifikasi potensi hambatan dalam proses penyusunan surat keluar.

2.    Sementara itu, evaluasi pelaksanaan inovasi dilakukan secara berkala oleh Bagian Organisasi dan Tata Usaha (TU) Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Evaluasi mencakup pengukuran kecepatan penyelesaian surat keluar, ketepatan waktu pada setiap tahapan koreksi, serta tingkat partisipasi dan keterlibatan masing-masing PIC. Hasil evaluasi tersebut digunakan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement), termasuk penyusunan rekomendasi kebijakan, penyempurnaan panduan teknis, serta penyesuaian struktur PIC agar inovasi berjalan semakin efektif dan optimal.

Manfaat Inovasi bagi Pemerintah

A. Efisiensi:

1.  Memangkas waktu tunggu koreksi surat dari hitungan hari menjadi jam/menit.

2.  Menghilangkan kebutuhan mobilitas fisik antar meja/unit kerja.

3.  Mengurangi biaya pengadaan kertas, tinta, dan logistik pengiriman antar ruangan.

B.  Dampak:has

1.  Peningkatan pelayanan publik: Surat keluar dapat diproses lebih cepat sehingga mendukung pelayanan teknis ke masyarakat.

2.  Dampak sosial: Mendorong budaya kerja kolaboratif dan terbuka di kalangan pegawai.

3.  Dampak lingkungan: Mendukung pengurangan limbah kertas (paperless) dan efisiensi energi.

4.  Peningkatan tata kelola pemerintahan: Meningkatkan akuntabilitas, transparansi, dan keterlacakan proses persuratan.

5.  Fleksibilitas waktu dan lokasi kerja: Memberikan kemudahan bagi pimpinan maupun pegawai untuk melakukan koreksi, persetujuan, atau penyelesaian surat keluar kapan saja dan di mana saja, bahkan saat sedang dinas luar, sehingga tidak ada lagi proses yang terhambat karena keharusan tatap muka langsung.

3.4. Potensi Replikasi dan Keberlanjutan

A. Potensi Replikasi:

1.  Dapat direplikasi di seluruh OPD lingkup Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

2.  Dapat pula menjadi model penerapan persuratan kolaboratif bagi pemerintah kabupaten/kota di Sumatera Utara maupun instansi vertikal.

B.  Strategi Keberlanjutan:

1.  Menetapkan PIC persuratan secara formal di setiap unit kerja.

2.  Menyusun SOP dan panduan teknis resmi sebagai dasar operasional.

3.  Menyelenggarakan pelatihan/pembekalan (bimtek) secara berkala.

4.  Mengintegrasikan inovasi ini secara bertahap ke dalam sistem informasi resmi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

5.  Menetapkan inovasi ini sebagai program kerja permanen dalam reformasi birokrasi dan digitalisasi persuratan.

Inovasi E-Administrasi Persuratan: Optimalisasi Konsep Surat Keluar yang Efisien dan Berbasis Cloud Kolaboratif mulai digagas pada tahun 2023 dan telah diterapkan di Kantor Regional VI BKN Medan sejak tahun tersebut hingga saat ini. Inovasi ini terbukti mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses penyusunan surat keluar di lingkungan Kantor Regional VI BKN Medan, karena mempersingkat waktu penyelesaian konsepsi surat dan mengurangi hambatan birokrasi akibat koreksi manual berulang.

Seiring perkembangan teknologi informasi dan tuntutan reformasi birokrasi, dibutuhkan suatu inovasi untuk mempercepat proses administrasi surat keluar agar lebih adaptif, responsif, dan kolaboratif. Salah satu pendekatan yang potensial adalah penerapan E-Administrasi Persuratan berbasis Cloud Kolaboratif, dengan memanfaatkan platform Google Docs dan Google Drive yang mendukung kolaborasi daring secara real-time.

Dalam konsep ini, dibentuk rantai PIC (Person in Charge) Persuratan secara berjenjang, mulai dari:

a.    PIC Persuratan di masing-masing bidang/bagian pada OPD;

b.    PIC Persuratan di tingkat OPD (TU Pimpinan OPD);

c.     PIC Persuratan di TU Sekretariat Daerah Provinsi; dan

d.    PIC Persuratan di TU Gubernur/Wakil Gubernur.

Setiap PIC diberikan hak akses kolaboratif terhadap dokumen konsep surat keluar yang disusun melalui Google Docs dan dikelompokkan dalam folder Google Drive sesuai dengan kewenangannya masing-masing. Melalui skema ini, pimpinan dapat langsung memberikan koreksi, komentar, atau persetujuan secara daring (online) tanpa perlu mengembalikan berkas kepada konseptor awal. Seluruh perubahan dapat dipantau melalui fitur riwayat revisi, sementara dokumen tersimpan secara terpusat dan terintegrasi di Google Drive.

Dengan demikian, E-Administrasi Persuratan berbasis Cloud Kolaboratif merupakan terobosan untuk menutup celah yang belum diakomodasi oleh aplikasi persuratan existing seperti Srikandi dan/atau Digital Signature khususnya dalam hal penyusunan konsep surat secara efisien, kolaboratif, dan real-time. Inovasi ini diharapkan mampu menjadi bagian penting dari transformasi digital birokrasi yang mendorong pelayanan administrasi yang lebih cepat, transparan, akuntabel, dan adaptif terhadap tantangan era digital.