Data Inovasi

1. Mempersingkat waktu penerbitan dokumen bebas temuan

2. Menyederhanakan proses penerbitan dokumen

Waktu penerbitan dokumen 1 sd 3 hari kerja 

Dokumen permohonan bisa dibuat dilokasi pemohon 

Dokumen dalam bentuk digital 

Mempersingkat waktu pembuatan dokumen bebas temuan 

Lebih mudah dan efektif 

Menerapkan konsep administrasi yang paperless 

Surat Keterangan Bebas Temuan merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh ASN untuk mengajukan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mengajukan mutasi/ promosi, mengajukan cuti tahunan/ cuti alasan penting, cuti sakit, pengajuan pensiun, ijin belajar, penabalan gelar, permohonan satya lencana dan cuti besar. Hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pelaksanaan Mutasi; Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 06 Tahun 2022 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; dan Peraturan Bupati Karo Nomor 08 Tahun 2024 tentang Disiplin ASN.

Saat ini, penerbitan surat keterangan bebas temuan membutuhkan waktu 5 s.d 7 hari kerja terhitung setelah dokumen persyaratan dipenuhi sesuai dengan SOP yang ada. Padahal, surat keterangan bebas temuan tersebut dapat diproses dengan lebih cepat sehingga memudahkan setiap ASN dalam setiap urusan administrasi kepegawaian.

Untuk permohonan surat keterangan bebas temuan ini dibutuhkan dokumen berupa surat pengantar dari pimpinan OPD  yang bersangkutan, surat pernyataan dari pimpinan OPD (bermaterai Rp.10.000) serta serta draft surat keterangan bebas temuan yang akan ditandatangani oleh Inspektur. Selanjutnya dokumen tersebut diserahkan secara manual ke kantor Inspektorat Daerah Kabupaten Karo.

Dengan adanya Aplikasi Bebas Temuan ini, nantinya proses penerbitan surat keterangan bebas temuan  ini dapat diproses lebih cepat menjadi 1 s.d 3 hari kerja saja. Tidak perlu mengirimkan dokumen – dokumen yang dipersyaratkan secara manual ke kantor Inspektorat. Cukup dengan mengakses aplikasi Bebas Temuan dimanapun dan kapanpun.

Mengingat surat keterangan bebas temuan tersebut sangat penting untuk pengurusan berbagai tujuan terkait Disiplin ASN, maka dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi ini nantinya dapat mempersingkat waktu penerbitan dokumen dan menyederhanakan proses penerbitan dokumen. Inspektorat Daerah Kabupaten Karo sejak Oktober 2023 melakukan pengembangan aplikasi SIAMAN mulai dari pengumpulan data, pengumpulan regulasi, pembuatan DFD (data flow diagram), pembuatan mock up, uji coba aplikasi, implementasi aplikasi sampai dengan tahap melakukan monitoring/evaluasi aplikasi kepada ASN di lingkungan Pemerintah Kabupaten Karo.

Aplikasi Bebas Temuan ini dapat diakses melalui akun aplikasi SIMADA yang dimiliki oleh setiap ASN. Pemohon melakukan log in pada simada.karokab.go.id dengan memasukkan user id dan password. Kemudian Pemohon akan diarahkan untuk memilih aplikasi SIAMAN lalu akan muncul tampilan dashboard aplikasi SIAMAN. Apabila ingin mengajukan permohonan surat keterangan bebas temuan, pemohon dapat mengklik “Permohonan Baru”, lalu memilih “Tujuan Permohonan”, kemudian klik “Ajukan”. Selanjutnya Inspektorat akan melakukan verifikasi pada surat permohonan yang sudah diajukan dan membubuhkan tanda tangan elektronik. Apabila verifikasi telah dilakukan oleh verifikator Inspektorat, maka selanjutnya verifikator akan menerbitkan surat bebas temuan dengan tanda tangan elektronik oleh Inspektur. Dalam waktu 1 s.d 3 hari kerja, surat keterangan bebas temuan yang diajukan tersebut akan terbit dan dapat diunduh langsung oleh Pemohon melalui akun aplikasi SIAMAN. Selanjutnya surat keterangan bebas temuan ini juga akan langsung diteruskan ke admin BKPSDM sehingga lebih memudahkan ASN untuk setiap pengurusan dokumen kepegawaian.