Data Inovasi

Tujuan utama dari inovasi pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karo, khususnya pada produk Surat Keterangan Pindah WNI (SKP WNI), adalah untuk:

1.      Meningkatkan aksesibilitas layanan bagi seluruh masyarakat, baik yang tinggal di desa-desa terpencil maupun yang sudah berdomisili di luar Kabupaten Karo.

2.      Mewujudkan pelayanan publik yang lebih cepat, efisien, transparan, dan akuntabel.

3.      Mengurangi beban biaya, waktu, dan tenaga masyarakat dalam pengurusan dokumen kependudukan.

4.      Menjamin sinkronisasi dan validitas data kependudukan agar lebih mutakhir dan terintegrasi secara nasional.

5.      Mendorong pemanfaatan teknologi digital dalam pelayanan administrasi kependudukan.

6.      Membangun kolaborasi inovatif lintas sektor (desa, sekolah, rumah sakit, lembaga keuangan, dan pemerintah daerah lain) untuk mempercepat pelayanan.

7.      Meningkatkan kepuasan dan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan publik Disdukcapil Kabupaten Karo.

Inovasi SIPESUKAH (Sistem Permohonan Secara Online Surat Keterangan Pindah Keluar) merupakan transformasi pelayanan administrasi kependudukan yang awalnya manual menjadi digital berbasis Google Form dengan sistem barcode. Pemohon cukup mengisi formulir secara online, dan SKP (Surat Keterangan Pindah) akan dikirimkan melalui email atau WhatsApp, sehingga pelayanan lebih cepat, mudah, dan efisien.

 Lingkup Dampak Cakupan

-Masyarakat Desa/Kelurahan

Tidak perlu lagi menempuh jarak jauh menuju Disdukcapil Karo di Kabanjahe. Cukup memindai barcode di kantor desa/lurah atau fasilitas umum terdekat untuk mengakses formulir.

-Pemerintah Desa/Lurah

Peran perangkat desa/lurah semakin efektif sebagai fasilitator pelayanan, tanpa terbebani proses administrasi manual yang panjang.

-Disdukcapil Kabupaten Karo

Beban pelayanan di kantor berkurang, alur kerja menjadi lebih terstruktur, data masuk lebih akurat dan terdokumentasi otomatis.

-Cakupan Wilayah

Mencakup seluruh desa dan kelurahan di Kabupaten Karo dengan potensi replikasi ke daerah lain jika berhasil.

Perubahan atau Perbaikan yang Dihasilkan

a. Bidang Administrasi Publik

Pelayanan pindah lebih transparan, cepat, dan dapat diakses 24/7.

Proses pencatatan lebih akurat karena data langsung masuk ke sistem digital.

b. Bidang Ekonomi & Sosial

Mengurangi biaya transportasi dan tenaga masyarakat yang sebelumnya harus bolak-balik ke Kabanjahe.

Memberikan keadilan pelayanan bagi masyarakat di desa-desa terpencil.

c.  Bidang Teknologi

Pengenalan penggunaan layanan berbasis digital di masyarakat.

Mendorong literasi digital di pedesaan.

d. Bidang Kinerja Pemerintahan

Efisiensi kinerja pegawai Disdukcapil karena sistem digital mempersingkat proses input data.

Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan publik.

Adapun Hasil Inovasi SIPESUKAH ini adalah :

-Dokumen Surat Keterangan Pindah Keluar WNI

-Data perpindahan penduduk melalui permohonan SIPESUKAH

-Peningkatan kualitas layanan publik

-Efisiensi Anggaran Pemerintah dan Pengeluaran masyarakat

Pembaharuan, Keunggukan dan Keunikan Inovasi SIPESUKAH

      PEMBAHARUAN SIPESUKAH vs LAYANAN NORMATIF

       1. Layanan Normatif (Konvensional)

a.       Pemohon datang ke Kantor Disdukcapil → mengisi formulir manual (F1.03)

b.      Melampirkan dokumen pendukung (fotokopi KTP dan KK)

c.       Menunggu dalam antrian panjang (karena banyaknya pemohon setiap hari)

d.      Data diperiksa oleh petugas, berkas diverifikasi

e.       Pemohon pulang terlebih dahulu (karena dokumen tidak langsung selesai)

f.        Pemohon datang kedua kali untuk mengambil SKP WNI

Kendala yang muncul:

·         Waktu pelayanan lama, karena masyarakat harus datang minimal dua kali

·         Biaya tambahan (transportasi, konsumsi, waktu kerja terbuang)

·         Risiko penumpukan antrian di kantor (efek ketidaknyamanan pelayanan)

·         Kesulitan bagi masyarakat yang sudah berdomisili di luar daerah (misalnya di Medan, Jakarta, atau luar provinsi) untuk datang langsung ke Karo

2. Inovasi SIPESUKAH

a.       Pemohon scan barcode yang tersedia di kantor desa/kelurahan atau fasilitas umum dan juga melalui media social dan aplikasi web gratis seperti linktree.

b.      Mengisi formulir online (F1.03 versi Google Form) dengan melampirkan berkas yang dibutuhkan secara online.

c.       Data otomatis masuk ke database Disdukcapil untuk diverifikasi Tim Dafduk Dukcapil Karo.

d.      SKP WNI yang sudah selesai langsung dikirimkan ke email/WhatsApp pemohon

e.       Pemohon tidak perlu datang langsung ke kantor

Fitur unggulan:

·         Paperless → tanpa formulir manual

·         Satu kali proses, tanpa bolak-balik

·         Digital delivery → dokumen resmi dikirimkan ke pemohon

·         Akses mudah & luas → bisa dilakukan dari mana saja, bahkan dari luar provinsi

·         Ramah disabilitas & lansia → karena lebih praktis tanpa harus mengantri

3. Keunggulan SIPESUKAH

-Efisiensi Waktu: Dari proses 1–2 hari → menjadi 1 kali pengurusan online

-Efisiensi Biaya: Pemohon tidak lagi mengeluarkan ongkos transportasi pulang-pergi

-Mengurangi Antrian: Kantor Disdukcapil tidak penuh sesak oleh pemohon

- Aksesibilitas Tinggi: Layanan bisa diakses 24 jam dalam 7 hari online.

(skala priotitas berkas masuk di hari Sabtu, Minggu dan hari libur lainnya diproses terlebih dahulu pada hari Senin dan hari kerja berikutnya dibandingkan yang mengajukan permohonan pada hari tersebu).

-Akuntabilitas: Data digital lebih transparan dan meminimalisir kesalahan tulis.

4. Keunikan SIPESUKAH

-Berbasis Kearifan Lokal → nama SIPESUKAH diambil dari bahasa Karo, artinya dipermudah, yang mencerminkan visi pelayanan mudah, cepat, dan ramah masyarakat.

-Model Hybrid Layanan Publik → menggabungkan teknologi digital dengan peran aktif perangkat desa/kelurahan sebagai penghubung masyarakat.

-Proses Tanpa Tatap Muka → inovasi unik karena pemohon tidak perlu hadir fisik sama sekali, berbeda dengan sistem normatif.

-Delivery by Digital Channel → SKP WNI resmi dikirim melalui email/WA sehingga sesuai dengan gaya hidup digital masyarakat modern.

-Replikasi Mudah → model sederhana (barcode + Google Form) dapat diadopsi oleh daerah lain dengan biaya rendah.