Data Inovasi

Tujuan Inovasi SMART-WAN Sekretariat DPRD Kota Medan adalah untuk meningkatkan kepuasan stakeholders (Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Medan) melalui peningkatan kualitas pelayanan Sekretariat DPRD Pemerintah Kota Medan.

1. Bagi pelayanan stakeholders utama  Setwan (Pimpinan dan Anggota DPRD):

• Menyediakan kemudahan dalam melakukan komunikasi dan koordinasi pekerjaan diinternal dewan
• Mempermudah Setwan dalam menginput jadwal kegiatan
• Mempermudah Setwan dalam menginput jadwal undangan rapat
• Mengklasifikasikan hasil dari pembahasan rapat dengan mudah
• Mempermudah kinerja Setwan dalam remind anggota dewan perihal jadwal rapat
• Mempermudah anggota dewan dalam mendapatkan hasil risalah
• Mempermudah Pimpinan dan Anggota DPRD dalam memperoleh informasi performance masing-masing anggota dewan.

2. Bagi pelayanan internal sekretariat (ASN dan PHL):

• Menyediakan kemudahan dalam melakukan komunikasi dan koordinasi pekerjaan di internal setwan
• Menyediakan fasilitas untuk menampilkan berita internal, pengumuman, artikel dan kebijakan yang terintegrasi dengan website Pemerintah Kota Medan
• Menyediakan fasilitas untuk mempermudah pembuatan dan pengiriman undangan maupun surat-surat kedinasan
• Menyediakan fasilitas untuk pengiriman electronic mail (email)
• Meningkatkan efisiensi kerja dengan penerapan  online document yang  mendukung konsep paperless
• Mampu berfungsi sebagai media center yang dapat dikelola dengan mudah untuk menyimpan data seperti: Laporan, SOP, Media (audio, video dan gallery)
• Menyediakan fasilitas untuk menarik user internal tetap nyaman menggunakan aplikasi e-office seperti personal agenda, chatting,  notification, dan sebagainya
• Mempercepat administrasi keuangan dan mengontrol transaksi yang ada sehingga pembuatan laporan realisasi kinerja dan keuangan juga lebih cepat dan akurat
• Memberi kemudahan dalam hal pengecekan (check balanced, rekonsiliasi) dalam penatausahaan aset/barang
• Memudahkan pengendalian internal
• Memudahkan proses pemantauan dan pengendalian kinerja dalam rangka meningkatkan akuntabilitas dan kinerja unit kerja di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Medan.

E-Jadin

Dampak penerapan E-Jadin ini jika dilihat dari sisi ekonomis adalah berkurangnya estimasi biaya ATK (Alat Tulis Kantor) karena dilakukan secara Paperless yang juga mendukung program pemerintah dan SDG’S Perserikatan Bangsa-Bangsa untuk Go-Green

Nadin Online

Beberapa manfaat dengan diterapkannya inovasi Nadin Online di Sekretariat DPRD Kota Medan adalah :

• Memudahkan user untuk melacak naskah dinas yang sudah disahkan oleh pejabat berwenang
• Paperless
• One-click

E- Tindak Lanjut 

Beberapa keuntungan diterapkan inovasi E-Tindak Lanjut di Sekretariat DPRD Kota Medan adalah :

• Meningkatkan kepatuhan pengembalian kerugian keuangan daerah
• User dapat memantau sisa kerugian keuangan daerah.

Anjungan Online 

Beberapa keuntungan inovasi Anjungan Online ini diantaranya :

• Proses cepat
• Data kunjungan tamu lengkap
• Jadwal ontime sesuai yang di jadwalkan
• Arahan menuju paperless office system dan arsip digital yang lebih baik (meminimalisir tumpukan berkas permohonan kunjungan). Inovasi ini memiliki nilai ekonomis paperless dan berbasis IT sesuai dengan arahan Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 Tentang SPBE.

Book Date 

Nilai ekonomis yang ada pada inovasi ini paperless, berbasis IT dan juga efisiensi anggaran untuk mengurangi cetakan buku agenda.

Click Salary 

Click Salary memudahkan pemberian informasi penghasilan Pimpinan dan Anggota DPRD. Setiap anggota dewan dapat melihat tampilan penghasilan perbulan tanpa harus datang ke Bagian Program dan Keuangan

Voice to Text

memberikan risalah laporan hasil rapat DPRD yang mudah disajikan dalam waktu yang cepat, tepat dan akuntabel dengan terbangunnya VTT ini.

Sekretariat DPRD Kota Medan sebagai salah satu organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Medan, dalam upaya meningkatkan kinerjanya juga melakukan inovasi. Bahkan sebagai bentuk keseriusan dalam pelaksanaan inovasi, Sekretariat DPRD Kota Medan menjadikan inovasi sebagai salah satu indikator kinerjanya. Sekretariat DPRD Kota Medan memiliki tugas dan fungsi yang berbeda dengan perangkat daerah lainnya. Fungsi pelayanan Sekretariat DPRD Kota Medan berupa pelayanan langsung kepada Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Medan sebagai stakeholders utama. Indikator Kinerja pelayanan Sekretariat DPRD Kota Medan diukur dari tingkat kepuasan Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Medan terhadap pelayanan administratif dan dukungan fasilitatif yang diberikan Sekretariat DPRD Kota Medan.

Pada periode sebelum Tahun 2019, Sekretariat DPRD Kota Medan sering mendapat keluhan dan komplain dari Pimpinan dan Anggota DPRD terkait pelayanan yang diberikan.  Selain itu, hasil evaluasi terhadap kinerja yang digambarkan pada SAKIP, Sekretariat DPRD Kota Medan juga menunjukkan hasil yang belum menggembirakan, juga dalam tata kelola keuangan. Misalnya masih banyaknya  temuan BPK dan progres tindak lanjut hasil pemeriksaan BPK yang tidak terdokumentasikan dengan baik, sehingga disaat pihak Inspektorat meminta data tindak lanjut, Sekretariat DPRD Kota Medan akan kesulitan memberikan.

Untuk itu, pengembangan inovasi dalam rangka akselerasi pelayanan di Sekretariat DPRD Kota Medan dapat menjadi pemicu dan pemacu peningkatan kualitas pelayanan. Peningkatan kualitas pelayanan ini harus sejalan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Pemerintah Kota Medan dan sejalan dengan Visi dan Misi Pemerintah Kota Medan, yaitu “Terwujudnya Masyarakat Kota Medan yang Berkah, Maju dan Kondusif” dan Misi yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Pemerintah Kota Medan adalah Misi “Medan Bersih”, yaitu Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Smart, Bersih dan Akuntabel.  

Berangkat dari kondisi tersebut, pada Tahun 2019 Sekretariat DPRD Kota Medan bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN RI) melakukan akselerasi pelayanan di Sekretariat DPRD Kota Medan dengan dua kegiatan utama, yaitu Survei Kepuasan Perangkat Daerah  dan Akselerasi Pelayanan Melalui Inovasi Perangkat Daerah. Dari survei yang dilakukan menunjukkan hasil yang relatif masih rendah (2.872). Dengan kata lain, Sekretariat DPRD Kota Medan belum mampu memberikan pelayanan sesuai harapan dan kebutuhan Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Medan. Selanjutnya, pada tahapan survei yaitu pada saat indepth interview dan observasi dimanfaatkan untuk menggali permasalahan dan mengidentifikasi kebutuhan sebagai data base line untuk dijadikan bahan dalam mengakselerasi pelayanan Sekretariat DPRD Kota Medan dalam bentuk inovasi. Maka terciptalah inovasi dari unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Medan. Inovasi ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu : inovasi yang berbasis IT dan Inovasi Non IT. Inovasi yang berbasis IT diberi nama : SIMANJA (Sistem Informasi Manajemen Kinerja). SIMANJA merupakan inovasi berupa aplikasi berbasis desktop dan mobile yang memudahkan kinerja Sekretariat DPRD Kota Medan dalam memberikan layanan terbaik kepada Anggota DPRD Kota Medan dan stakeholder lainnya (seperti perangkat daerah Kota Medan, tamu Sekretariat DPRD Kota Medan dan masyarakat Kota Medan).

Terdapat beberapa fitur pada Aplikasi SIMANJA, yaitu :

• Book date
• Click salary

Setelah melalui beberapa tahapan pembangunan dan pengembangan fitur yang dimulai sejak Tahun 2020 hingga sekarang, perkembangan fitur pada tahun-tahun berikutnya menyesuaikan kebutuhan Anggota DPRD dan stakeholder.  Dan pada Tahun 2021, bersamaan dengan Sidang Paripurna HUT Kota Medan, SIMANJA berganti nama menjadi “SMART-WAN” (Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Terpadu plus Media Dewan), yang resmi dilaunching oleh Wali Kota Medan, Bapak Muhammad Bobby Afif Nasution, S.E., M.M.  Fitur-fitur pada Aplikasi SMART-WAN semakin kaya dengan manfaat. Saat ini terdiri dari:

1. E-Jadin
2. Nadin Online
3. E-Tindak lanjut
4. Anjungan online
5. Book date
6. Click salary
7. Voice to text

Inovasi SMART-WAN didukung dengan tenaga Ahli yang melibatkan pihak ketiga yang cukup profesional yakni Tim SMART-WAN. Tim tersebut berperan sentral dalam pembangunan aplikasi, pengelolaan sistem keuangan dalam SMART-WAN, serta pengelolaan jurnalistik dan publikasi Sekretariat DPRD Kota Medan. Pada proses pembangunan dan pelaksanaan aplikasi tersebut, Sekretariat DPRD Kota Medan juga melibatkan pegawai Sekretariat DPRD Kota Medan sebagai Tim SMART-WAN sekaligus operator pada masing-masing fitur SMART-WAN.