Data Inovasi

1.1       Tujuan dan Sasaran

Ø  Tujuan Inovasi Sistem Pelayanan Pelaporan Pencatatan Kematian Anggota/Nasabah pada Koperasi Simpan Pinjam/CU yaitu untuk :

a.   Meningkatkan cakupan kepemilikan dokumen administrasi kependudukan meliputi ; Akta Kematian, Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-El) akibat dari peristiwa kematian;

b.   Memperluas kanal/saluran pengurusan dokumen administrasi kependudukan;

c.   Memudahkan masyarakat dalam menjangkau/memperoleh pelayanan administrasi kependudukan.

Ø  Sasaran Inovasi Pelayanan Publik Sistem Pelayanan Pelaporan Pencatatan Kematian Anggota/Nasabah pada Koperasi Simpan Pinjam/CU yaitu untuk :

Seluruh Anggota/Nasabah dan anggota keluarga pada Koperasi Simpan Pinjam/CU.

III.3   MANFAAT INOVASI

a.   KELUARAN (OUTPUT)

-        Kesadaran akan pentingnya dokumen dokumen kependudukan semakin meningkat, terutama dalam hal pengurusan akta kematian. Peningkatan tersebut dapat dibuktikan dengan meningkatnya jumlah penerbitan akta kematian. Pada tahun 2021 penerbitan akta kematian oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Humbang Hasundutan sebanyak 1.618 akta, tahun 2022 sebanyak 4.408 dan tahun 2023 sebanyak 5.520 akta;

-        Terpenuhinya identitas anggota/nasabah koperasi simpan-pinjam yang meninggal dunia berupa akta kematian yang merupakan bukti otentik yng sah secara hukum sebagai alat bukti untuk pengurusan pelayanan publik lainnya seperti: asuransi, perbankan, pensiun dan lain sebagainya;

-        Database kependudukan yang valid, dimana penduduk yang statusnya meninggal bukan lagi penduduk yang aktif serta membantu koperasi simpan-pinjam dalam pendataan anggota/nasabah koperasi simpan-pinjam dan penyelesaian urusan/kewajiban kepada pihak keluarga/waris;

-        Anggota/nasabah koperasi simpan-pinjam mendapatkan kemudahan dalam pelayanan akta kematian, Kartu Keluarga(KK) perubahan karena pengurangan anggota keluarga serta Kartu tanda Penduduk Elektronik (KTP-El) perubahan status kerena peristiwa kematian bagi pasangan suami/istri.

b.  MANFAAT:

-        Mencegah penyalahgunaan data;

Sebab, setelah akta atau surat kematian terbit, maka data-data penduduk yang sudah meninggal dunia akan dihapus dari Sistem Kependudukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (disdukcapil). Dengan demikian, data seseorang yang sudah meninggal akan terhindari dari penyalahgunaan  oleh pihak – pihak tertentu yang bisa menyebabkan perselisihan dan kerugian.

-        Memudahkan anggota/nasabah dalam klaim asuransi

Manfaat berikutnya dari  mengurus  akta  kematian adalah memberikan  kemudahan bagi anggota/nasabah koperasi simpan-pinjam dalam mengurus dan memperoleh akta kematian tanpa harus datang ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Humbang Hasundutan sebagai tempat pelayanan dokumen administrasi kependudukan yang jaraknya cukup jauh sehingga memakan waktu dan biaya dalam pengurusannya.

-        Bukti otentik yang sah secara hukum

Akta kematian dapat digunakan untuk pengurusan hak warisan atas harta seseorang yang sudah meninggal. Dengan adanya akta kematian maka harta seseorang yang sudah meninggal dapat diserahkan kepada ahli waris secara sah

-        Persyaratan untuk melakukan perkawinan kembali bagi suami/istri

Jika pasangan meninggal, pasangan yang ditinggalkan bisa melakukan pernikahan kembali. Akan tetapi, agar pernikahan yang sah secara hukum, istri atau suami yang ditinggalkan perlu melampirkan akta kematian dari suami lamanya dalam proses perkawinan kembali.

III.2   HASIL INOVASI

      Berikut rancangan dan pelaksanaan program inovasi pelayanan “SILAKAN KOPINJAM” :

1.     Langkah Kerja

a.      Perencanaan, mempersiapkan perencanaan kerjasama pelayanan antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Humbang Hasundutan dengan Koperasi Simpan Pinjam yang membantu dan mengidentifikasi kematian anggota/nasabahnya;

b.      Analisa, proses pencarian kebutuhan diintesifkan dan difokuskan pada inovasi Silakan Kopinjam;

c.      Perancangan, proses merepresentasikan rancangan inovasi berupa Alur pelayanan dan Standard Operasional Pelayanan (SOP) untuk inovasi Silakan Kopinjam. Juga merancang metode yang akan dibuat berdasarkan atau berbasis apa inovasi tersebut;

d.      Implementasi, mengimplementasikan inovasi Silakan Kopinjam yang dibuat berbasis Whatsapp (WA).

2.     Timeline dan Pelaksanaan

No

Tahapan

Tahun 2023

April

Mei

1

Perencanaan

2

Analisa

3

Perancangan

4

Implementasi

3.     ALUR DARI PELAYANAN

3

ALUR PELAYANAN

1

Pemohon

 Kopererasi Simpan Pinjam/CU

Verifikasi dan Validasi

Berkas/Dokumen Persyaratan

Tidak Lengkap

Lengkap

Petugas Pelayanan Dukcapil

WhatsApp

Website

Operator

Entry Data

Verifikasi dan Validasi

Pengajuan TTE

Kepala Dinas

Operator

Cetak Akta Kematian

Operator

Scan

Dokumen

Kirim File Pdf Akta Kematian

2

5

4

6

4.     SUMBER DAYA

Pelaksanaan program inovasi pelayanan “SILAKAN KOPINJAM” memerlukan dukungan berbagai sumber daya diantaranya :

§  Sumber daya manusia (SDM) yaitu :

a.  Petugas operator di kantor koperasi simpan-pinjam yang menerima pelaporan, menerima serta mengunggah berkas pendukung dan juga mencetak hasil pelayanan;

b.  Petugas di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang melakukan verifikasi berkas, melakukan entry data dan mengirimkan hasil pelayanan dalam bentuk pdf serta mencetak Kartu Tanda Penduduk Elektronik dengan perubahan status akibat peristiwa kematian bagi pasangan suami/istri, persetujuan untuk pengajuan penandatanganan dokumen secara elektronik, melakukan pendampingan teknis dari sisi tata cara dan metode pelayanan;

§  Peralatan pendukung seperti : Komputer, printer, scanner dan jaringan internet;

§  Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) terpusat milik Dirjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia sebagai sistem utama yang dipakai Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil Kabupaten Humbang Hasundutan dalam melakukan pelayanan dokumen administrasi kependudukan;

§  Dukungan anggaran yang diberikan baik untuk pengadaan blanko KTP-El, tinta printer KTP-El, perawatan jaringan dan peralatan elektronik, serta uang perjalanan dinas bagi petugas Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi.

5.     SOSIALISASI DAN PUBLIKASI

Publikasi inovasi pelayanan “SILAKAN KOPINJAM” dilakukan melalui sosialisasi langsung di kantor koperasi simpan-pinjam dengan mengundang seluruh pengurus dan anggota/nasabah koperasi simpan-pinjam, pemuka agama, UPTD, Puskesmas, Pemerintah Desa beserta perangkatnya serta sosialisasi melalui media elektronik.

Berikut dokumentasi publikasi inovasi pelayanan “SILAKAN KOPINJAM” secara langsung dan sosialisasi melalui media elektronik :

1.      Foto dokumentasi sosialisasi langsung

2.      Klipping sosialisasi melalui media berita

III.1   RANCANG BANGUN

              Dalam pelaksanaan inovasi pelayanan ini, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Humbang Hasundutan melakukan koordinasi dengan berbagai pihak, yaitu UPTD. Pusekesmas dan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dalam pembuatan Surat Keterangan Kematian dari pihak medis serta dalam mempermudah persyaratan turut juga berkoordinasi dengan Pemerintah Desa sebagai tempat pelaporan kematian anggota/nasabah koperasi simpan-pinjam.

              Proses pelayanan dilakukan melalui media sosial yaitu Whatsapp Grup (WA Group), dimana proses pengiriman berkas pengurusan dan penerimaan hasil pelayanan dilakukan melalui whatsapp Group oleh operator kantor koperasi simpan-pinjam serta pencetakan dan pendistribusian dilakukan secara mandiri oleh operator koperasi simpan-pinjam.