Data Inovasi

Dalam rangka mengatasi masalah yang sering muncul dalam dalam pengajuan cuti oleh PNS di Lingkup Pemerintah Kabupaten Nias, BKPSDM (d/h. BKD) Kabupaten Nias merespon dengan mengembangkan aplikasi “SOMASI CUTI”. Adapun tujuan yang diharapkan dengan aplikasi ini adalah :

1. Mempercepat dan menyederhanakan proses pengajuan cuti oleh PNS;
2. Permohonan cuti diterima tepat waktu oleh pengelola di BKPSDM (d/h. BKD) Kabupaten Nias;
3. Menampilkan informasi lengkap tentang sisa cuti yang bisa diambil oleh masing-masing PNS;
4. Menampilkan informasi lengkap tentang jenis cuti dan persyaratannya;
5. Mengurangi jumlah kertas/dokumen yang diterima oleh BKPSDM (d/h. BKD) Kabupaten Nias sehingga dapat menjadi bagian dalam rangka menjaga lingkungan hidup;
6. Proses pengajuan cuti dengan data yang valid.

Penerapan aplikasi “SOMASI CUTI” akan membawa dampak positif bagi penyelenggaraan pelayanan administrasi pengajuan usul cuti PNS. Manfaat tersebut antara lain :

1. Pengajuan cuti menjadi lebih mudah karena bisa diakses dari mana saja selama terhubung dengan internet;
2. Mengurangi kesalahan data dan informasi dalam pengajuan cuti;
3. Mendukung gerakan cinta lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas;

1. LAPORAN KEMAJUAN PENERAPAN APLIKASI SOMASI CUTI

1. PENYESUAIAN REGULASI

Penerapan aplikasi Somasi Cuti di lingkungan Pemerintah Kabupaten Nias didasarkan pada Keputusan Bupati Nias Nomor 800/728/K/TAHUN 2020 tentang Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Cuti (SOMASI CUTI) Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Nias.

Khusus untuk pengajuan Usul Cuti Besar telah diterbitkan Surat Edaran Bupati Nias Nomor 800/1294/BKPSDM/2022 tanggal 9 Maret 2022 tentang Prasyarat Pengajuan Hak Atas Cuti Besar Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Nias.

1. REKAPITULASI PEMROSESAN CUTI

Berdasarkan data rekapitulasi Cuti PNS yang telah diproses melalui aplikasi Somasi Cuti, berikut ini terlampir disampaikan progres pemrosesan data Cuti PNS sejak pertama kali penerapan aplikasi SOMASI CUTI pada Tahun 2020.

BKPSDM Kabupaten Nias melayani dan memproses permohonan Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Melahirkan dan Cuti Alasan Penting untuk mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang sebelum cuti dimaksud dilaksanakan oleh PNS yang mengajukan. Proses pelayanan cuti di BKPSDM Kabupaten Nias selama ini dilakukan secara manual dengan tahapan :

1. PNS mengajukan cuti dengan cara mengisi formulir permohonan cuti sesuai dengan Peraturan Badan Kepagawain Negara Nomor 24 Tahun 2017. Formulir yang telah diisi kemudian ditandatangani oleh PNS yang bersangkutan. Selain Formulir Permohonan Cuti, PNS yang mengajukan cuti juga perlu melampirkan dokumen pendukung sesuai dengan jenis cuti yang diajukan;
2. Formulir Permohonan Cuti yang sudah ditandatangani oleh PNS yang bersangkutan disampaikan kepada atasan langsung untuk mendapatkan persetujuan. Jika atasan langsung menyetujuinya, maka Formulir tersebut akan ditandangani dan seterusnya disampaikan ke BKPSDM menggunakan surat pengantar dari Kepala Unit Kerja / Kepala Perangkat Daerah;
3. Permohonan Cuti yang telah sampai di BKPSDM akan diproses dan divalidasi sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Proses validasi tersebut dilakukan secara berjenjang dalam internal BKD, mulai dari Pengelola di Sub bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai – Kepala Bidang Perencanaan, Pengadaan, Pembinaan dan Informasi - Sekretaris BKD dan terakhir Kepala BKD. Setelah proses validasi selesai, formulir permohonan cuti disampaikan kepada Sekretaris Daerah untuk mendapatkan persetujuan;
4. Formulir permohonan cuti yang telah ditandatangani Sekretaris Daerah akan dikembalikan ke BKPSDM untuk selanjutnya diarsipkan dan diserahkan ke yang bersangkutan sebagai dasar untuk mulai melaksanakan cuti.

Secara umum, alur pengajuan cuti di BKPSDM Kabupaten Nias (sebelum inovasi) dapat dilihat pada Gambar di bawah ini.

Inovasi Cuti

Tahap Perencanaan dan Tahap Perancangan

Alur pengajuan cuti yang masih dilakukan secara manual dan berbelit sebagaimana ditunjukkan pada Gambar sebelumnya membuat pelayan kepegawaian menjadi tidak efektif dan efesien. Untuk memotong alur birokrasi pengajuan cuti menjadi lebih sederhana, mengurangi penggunaan kertas dan mengefisiensikan waktu

Pada aplikasi “SOMASI CUTI” permohonan cuti dan persetujuan atas permohonan cuti oleh atasan langsung dan pejabat yang berwenang memberi cuti dhi. Sekretaris Daerah Kabupaten Nias dirancang menggunakan spesimen tanda tangan yang sudah di-scan dan di-upload terlebih dahulu. Rancangan tahapan pengajuan cuti menggunakan aplikasi “SOMASI CUTI” sebagaimana ditunjukkan pada Gambar di bawah ini: