Data Inovasi

Inovasi pelayanan SAMATI (Saat melAyat Menyerahkan Akta kemaTIan) merupakan respon Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Nias terhadap permasalahan yang telah diurai diatas. Tujuan dari inovasi pelayanan ini adalah:

1. Menyederhanakan dan mempercepat proses penerbitan Akta Kematian penduduk yang sudah meninggal;
2. Akta Kematian diterbitkan pada hari yang sama dengan hari pelaporan dan langsung diserahkan kepada keluarga/ahli waris sekaligus turut berbela sungkawa di rumah duka saat jenazah masih belum dikebumikan.

Mewujudkan persyaratan pelaporan pencatatan kematian yang simple, tidak berbelit dan dikirim melalui aplikasi WhatApps atau email Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Nias.

Implementasi inovasi SAMATI dapat memberi manfaat baik kepada penduduk maupun kepada Instansi Pelaksana, antara lain:

1. Mempermudah penduduk (keluarga/ahli waris) dalam pelaporan pencatatan peritiwa kematian sekaligus mendapatkan akta kematian sebelum jenazah dikebumikan.
2. Akurasi data kependudukan yang menjadi acuan banyak lembaga/institusi pemerintah maupun swasta semakin baik dan valid.
3. Pelayanan bersifat jemput bola sehingga penduduk (keluarga/ahli waris) dapat menghemat biaya transportasi dan akomodasi.

Dimungkinkan sinergitas dan kolaborasi dari lembaga/institusi/OPD lain yang memiliki program kegiatan yang terkait dengan santunan kematian.

Pelaksanaan pelayanan pencatatan peristiwa kematian bertajuk Saat melAyat Menyerahkan Akta kemaTIan (SAMATI) diharapkan mampu memberi dampak positif terhadap peningkatan animo masyarakat (keluarga/ahli waris) untuk sesegera mungkin mengurus dan melaporkan peristiwa kematian anggota keluarga ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Nias untuk diterbitkan Akta Kematian. Tentu hal ini akan berkorelasi linier dengan waktu pelaporan yang diharapkan tidak melebihi sampai waktu jenazah dikebumikan. Seiring dengan hal tersebut, pemutakhiran data kependudukan akan semakin baik dan valid.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 yang telah diperbarui menjadi Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, disebutkan bahwa Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan Dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Selanjutnya dijelaskan bahwa Pencatatan Sipil adalah pencatatan Peristiwa Penting yang dialami oleh seseorang dalam register Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana.

Peristiwa Penting yang dimaksud sebagai objek pelayanan pencatatan sipil adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan. Dalam konteks tersebut, peristiwa kematian menjadi bagian peristiwa penting yang dicatat oleh Instansi Pelaksana dengan menerbitkan dokumen kependudukan berupa Akta Kematian yang merupakan dokumen resmi yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan Pencatatan Sipil.

Penerbitan Akta Kematian oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Nias didasarkan pada tahapan sebagaimana terurai dalam Pasal 62 ayat (2) Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 108 Tahun 2019 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil, yaitu :

a. Pemohon mengisi dan menandatangani formulir pelaporan serta menyerahkan persyaratan sesuai dengan ketentuan Peraturan Presiden mengenai persyaratan dan tata cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil yang mengatur mengenai pencatatan kematian di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia;

b. Petugas pelayanan melakukan verifikasi dan validasi terhadap formulir pelaporan dan persyaratan sesuai dengan ketentuan Peraturan Presiden mengenai persyaratan dan tata cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil yang mengatur mengenai pencatatan kematian di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia;

c.    Petugas pada Disdukcapil Kabupaten/Kota atau UPT Disdukcapil Kabupaten/Kota melakukan perekaman data dalam basis data kependudukan;

d.   Pejabat Pencatatan Sipil pada Disdukcapil Kabupaten/Kota atau UPT Disdukcapil Kabupaten/Kota mencatat dalam register akta kematian dan menerbitkan kutipan akta kematian; dan

e.    Kutipan akta kematian disampaikan kepada Pemohon.

Proses sebagaimana deskripsi diatas adalah prosedur yang berlangsung pada pelayanan loket kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Nias. Artinya Instansi Pelaksana dalam posisi pasif, menunggu pelaporan peristiwa kematian yang dilakukan oleh penduduk (keluarga/ahli waris). Keadan yang berlangsung selama ini tidak ‘memaksa’ penduduk untuk segera melakukan pelaporan sehingga pada umumnya pelaporan peristiwa kematian melalui loket pelayanan kantor melewati tenggat waktu 30 hari setelah meninggal.

Menyikapi hal tersebut serta mempertimbangkan perubahan kebijakan dalam pelayanan administrasi kependudukan sesuai Surat Edaran Nomor 470/327/SJ tanggal 17 Januari 2014 hal Perubahan Kebijakan Dalam Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan, bahwa  semula yang diwajibkan aktif adalah penduduk diubah menjadi yang aktif adalah pemerintah melalui petugas dengan pola jemput bola, maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Nias mengembangkan pola pelayanan pencatatan peristiwa kematian SAMATI (Saat melAyat Menyerahkan Akta kemaTIan) yang dikembangkan melalui beberapa tahapan, yaitu:

1. Tahap Perencanaan

Pada tahapan ini, gagasan dan ide terkait inovasi pelayanan berdasarkan latar belakang masalah yang ditemukan mulai dihimpun dan kemudian dikerucutkan menjadi sebuah gagasan utama yang direncanakan untuk menjadi inovasi pelayanan dengan mencermati kebutuhan dan skala prioritas.

Penentuan inovasi SAMATI tidak lepas dari beberapa pertimbangan khususnya pertimbangan urgensi yang berkaitan dengan validitas data kependudukan.

Inovasi SAMATI memerlukan beberapa kebutuhan seperti anggaran, sarana komunikasi dalam hal ini Smartphone, alamat email resmi SAMATI dan nomor WhatsApp resmi SAMATI, formulir dalam bentuk hardcopy dan softcopy serta 1 (satu) orang tenaga operator SAMATI. Disamping itu untuk membangun sebuah inovasi pelayanan yang berkualitas dan bertanggungawab diperlukan Standar Operasional Prosedure (SOP) yang menjadi panduan utama Instansi Pelaksana maupun masyarakat berinteraksi dalam inovasi pelayanan tersebut.

1. Tahap Perancangan

Inovasi pelayanan pencatatan peristiwa kematian SAMATI hadir sebagai jawaban atas kebutuhan masyarakat sekaligus mendukung pemutakhiran data kependudukan. Pelayanan melalui loket yang bersifat klasik dirasakan masih memberi keterlambatan dalam penerbitan dokumen akta kematian mengingat masyarakat berposisi aktif dalam melakukan pelaporan. SAMATI menciptakan sinergitas yang kondusif-aktif antara Instansi Pelaksana dengan masyarakat.

Untuk itu perlu pengembangan tahapan yang berbeda atas alur pelayanan yang digunakan dalam inovasi SAMATI, sebagai berikut :

1.       Tahap Sosialisasi

Untuk memudahkan masyarakat mengetahui informasi pelayanan SAMATI, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil awalnya menyebarkan informasi secara lisan, baik secara tatap muka maupun melalui alat komunikasi, kepada Kepala Desa, pemuka agama maupun kepada masyarakat. Selanjutnya informasi inovasi pelayanan pencatatan peritiwa kematian ini diharapkan dapar disebarluaskan melalui media spanduk, brosur, flyer dan sebagainya.

2.       Tahap Uji Coba/Implementasi

Uji coba/Implementasi Inovasi pelayanan Saat melAyat Menyerahkan Akta kemaTIan (SAMATI) dilaksanakan untuk dapat melihat respon atau penerimaan penduduk terhadap gagasan inovasi ini sekaligus feedback yang ada menjadi bahan untuk perbaikan implementasinya ke depan.

RENCANA IMPLEMENTASI